Sinds een paar jaar inventariseert het Regionaal Archief Alkmaar samen met de gemeenten welke digitale informatie er op korte termijn naar het e-depot van het Regionaal Archief overgebracht kan worden. Dit doen we door middel van de Monitor Digitale Informatie, oorspronkelijk ontwikkeld door het Regionaal Archief samen met Van Kaliber, en inmiddels ontwikkeld tot een breed inzetbaar instrument om de ontwikkelingen in de gemeentelijke informatievoorziening in kaart te brengen. Lees hier het verslag van de resultaten van de monitor in 2023.

Inmiddels is de MDI als instrument veel breder ingezet; de aansluittrajecten op het e-depot en het e-loket nemen meer tijd in beslag dan gepland en de ontwikkelingen op het gebied van informatievoorziening en – beheer staan niet stil. De MDI wordt daarom door de overheidsorganisaties meer en meer gebruikt om die ontwikkelingen in kaart te brengen en zo te kijken waar de risico’s met betrekking tot informatiebeheer zitten.

Het RAA gebruikt de MDI zodoende om tijdens de jaarlijkse gespreksrondes proactief advies te kunnen geven in het kader van duurzame toegankelijkheid van overheidsinformatie, om inzicht te krijgen en te houden in het informatielandschap, en om grip te krijgen op de over te brengen informatie binnen het eigen werkgebied.

Trends

De MDI is sinds de introductie vier keer uitgevraagd en iedere keer bleek dat er meer informatie in kaart werd gebracht dan bij een vorige uitvraag. Dit geldt zowel voor de te bewaren informatie binnen de overheidsorganisaties als voor de te vernietigen informatie. Waar in 2018 22 TB aan informatie in kaart was gebracht, is tijdens de laatste uitvraag in 2022 93 TB geïnventariseerd. Dezelfde trend is te zien in de hoeveelheid applicaties die in beeld zijn gebracht (88 in 2018 en 247 in 2022) en de hoeveelheid informatie die per applicatie wordt verzameld.

Het is opvallend te noemen dat er niet altijd kennis is over welke informatie zich nu in deze applicaties bevindt, en of er sprake is van te bewaren of te vernietigen archief. Tevens laat de MDI, net als voorgaande jaren, zien welke domeinen wel in beeld zijn en welke niet. Zo is bijvoorbeeld te zien dat applicaties die worden gebruikt door Klantcontactcentra, Dienstverlening en Vergunningverlening goed in beeld zijn, terwijl er minder kennis is over de applicaties die bijvoorbeeld worden gebruikt bij Ruimtelijke Ordening.

Uitkomsten

Op basis van de uitvraag zijn er de volgende uitkomsten:

• Er is informatie opgegeven over 460 verschillende applicaties.
• De organisaties geven aan dat in 218 van de 460 applicaties informatie wordt opgeslagen, en in 69 niet. Van de overige applicaties is niet bekend of deze informatie opslaan.
• 137 van de 218 applicaties waar informatie in wordt opgeslagen zijn SaaS-applicaties waarbij de informatie in de Cloud wordt opgeslagen.
• Op basis van de aangeleverde informatie is de inschatting dat de totale aanwas aan digitale informatie bijna 8 TB per jaar zal zijn. De te bewaren informatie groeit naar verwachting 811 GB per jaar.
• 85% van de informatie waar zicht op is door informatiebeheerders binnen de organisaties, zit in domein-overstijgende applicaties. Hieronder vallen ook netwerkschijven en e-mailboxen waar over het algemeen weinig informatiebeheer op wordt toegepast.

Vervolgstappen: wat kun je met de uitkomsten van de MDI?

Zoals aangegeven is de MDI een goede manier om bepaalde dingen met betrekking tot informatiebeheer in kaart te brengen. Naar aanleiding van de rapportage, hebben wij advies kunnen geven over de volgende bevindingen:

• Van 178 applicaties was het niet duidelijk of er informatie in wordt opgeslagen. Organisaties zouden hier meer onderzoek naar moeten doen om te achterhalen of hier risico’s zitten. Zonder zicht op deze applicaties is er sowieso een risico op informatieverlies.
• De hoeveelheid netwerkschijven en losse dragers die zijn opgegeven, vormen op meerdere gronden een risico. Natuurlijk op het gebied van informatieverlies, maar ook op het gebied van milieu en eventuele financiële gevolgen.
• Tijdens de MDI zijn ook afwijkende bestandsformaten in kaart gebracht (kijkend naar de handreiking van het Nationaal Archief). Wanneer er onvoldoende kennis is over deze formaten dan kunnen er risico’s zijn met betrekking tot de duurzame toegankelijkheid. Extra onderzoek is hier nodig.
• Hoewel er steeds meer in kaart wordt gebracht, is het gros van de organisaties er nog niet qua inzicht in de applicaties die er zijn en welke informatie daarin wordt opgeslagen. Een verdiepingsslag zou meer inzicht op kunnen leveren.

Risico-analyse

Op het moment dat de digitale informatie per organisatie in kaart is gebracht, is het eenvoudiger om beleid op te stellen om het informatiebeheer in goede banen te leiden. Daarnaast kan de MDI gebruikt worden om een risico-inventarisatie te maken.

Een dergelijke inventarisatie is door het RAA voor het eerst opgesteld in 2022. Door de gegevens die via de MDI in de loop van de tijd waren opgevraagd te verwerken in statistieken, kon de aandacht gevestigd worden op bepaalde risico’s en wat de gevolgen zouden kunnen zijn voor informatiebeheer. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het groeiende aantal applicaties dat op de nominatie staat om uitgefaseerd te worden. Is Informatiebeheer van al deze uitfaseringen op de hoogte? Is bekend welke informatie er in staat? En wat moet ermee gebeuren in het kader van een uitfasering? Wie zouden daarbij betrokken moeten zijn? Allemaal relevante vragen die met een risico-inventarisatie naar boven komen.

Vragen?

Heeft u vragen over de MDI of de Risico-inventarisatie die wij hebben opgesteld? Neem dan contact met ons op via Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.