2023 ligt officieel achter ons en we staan bij het Regionaal Archief Alkmaar (RAA) aan de start van een nieuw jaar. Eind 2022 sloten de adviseurs digitale informatie (ADI’s) van het archief af met het vertrek van oud-collega ADI Twan. Eind 2023 is gelukkig afgesloten met een positieve noot, namelijk het aantreden van een nieuwe ADI Dyana in november! Dyana is meteen druk aan de slag gegaan met het ondersteunen bij de uitfasering van documentmanagementsysteem Corsa, zoals jullie verderop kunnen lezen.

Aansluitingen e-depot en E-loket Bouwdossiers

De ontwikkelingen rondom het E-depot en E-loket van het Regionaal Archief Alkmaar hebben, ook in 2023, niet stilgestaan. Zo heeft afgelopen jaar de Monitor Digitale Informatie (MDI) weer plaatsgevonden bij het RAA. In samenwerking met bureau Van Kaliber is er opnieuw gekeken naar de aanwezige data bij onze aangesloten overheidsorganisaties, dit jaar voor het eerst afgezet tegen onze eigen MDI-resultaten. Totaal is er bij de uitvraag dit jaar 74 Terabyte aan informatie opgegeven, waarvan 10 TB op te bewaren staat. Het Regionaal Archief Alkmaar beheert op dit moment circa 500 Gigabyte aan digital-born materiaal in het e-depot en beheert in totaliteit ongeveer 12,5 Terabyte aan informatie (zowel gedigitaliseerd als digital-born) in het collectiebeheersysteem en archiefbeheersysteem!

Videotulen

Eén van de grotere aansluitingen waar dit jaar aan gewerkt is, is de opname van videotulen vanuit applicatie GemeenteOplossingen (GO) in het e-depot. Een deel daarvan was in 2022 al bij ons binnengekomen en in 2023 is de opname verzorgd van de videotulen van een tweede gemeente. Dat dit, net als veel andere aansluittrajecten, niet zonder slag of stoot gaat moge duidelijk zijn. Onze e-depot software Archivematica gaf meerdere foutmeldingen aan bij het importeren van de data die zich niet zomaar op lieten lossen. Op dit moment wordt er daarom met GO toegewerkt naar een herstelactie, waardoor we in 2024 de resterende videotulen hopelijk alsnog snel kunnen opnemen in het e-depot.

Decos Join

Een tweede project dat doorloopt vanuit 2022 is de aansluiting van zaaksysteem Decos Join. Samen met de gemeente Hollands Kroon en de leverancier van dit systeem is er hard gewerkt aan een exportmodule, op dit moment zijn we bezig met de laatste stappen. En dat komt mooi op tijd, want de hiervoor ontwikkelde exportmodule vanuit Decos Join kan van pas komen bij het realiseren van een publicatieplatform voor WOO-verzoeken, iets waar veel overheidsorganisaties op dit moment mee bezig zijn.

Corsa

Het derde e-depottraject dat we hier willen noemen steekt er voor de ADI’s bovenuit. Het betreft de overbrenging van digitaal archiefmateriaal vanuit DMS Corsa, een systeem dat bij de betreffende gemeente al erg lang in gebruik was en dus bol stond van zowel legacy-informatie als recentere data. Wat deze aansluiting voor ons zo kenmerkend maakt, is de relatief korte doorlooptijd waarin de aansluiting gerealiseerd is. Waar projecten vaak wel 3-4 jaar kunnen duren, is deze aansluiting in een paar maanden tijd gerealiseerd.

Doorontwikkeling E-loket Bouwdossiers

De ontwikkelingen rondom het E-loket Bouwdossiers hebben ondertussen ook niet stilgestaan. De E-loketfunctionaliteiten zijn uitgebreid met onder andere selectie- en filtermogelijkheden op onderdelen van de bouwdossiers (zoals aanvragen, tekeningen, constructieberekeningen en dergelijke).

Wat de aansluittrajecten zelf betreft, is er hard gewerkt om het bouwarchief van de voormalige gemeente Wieringermeer op te nemen in het E-loket. Deze bouwdossiers zullen ook in het e-depot worden opgenomen. Hiervoor wordt op dit moment, samen met de gemeente Hollands Kroon, de juiste metadata gevormd. Daarnaast is ook gemeente Alkmaar druk bezig om aan te sluiten op het E-loket, als alles goed gaat zal dat binnen enkele weken zover zijn! Een bijzondere mijlpaal, want dan is de grootste gemeente uit het werkgebied aangesloten op het E-loket Bouwdossiers. Als zijpad van dit traject is er gekeken naar de series van Alkmaar die al bij ons in het RAA aanwezig zijn (monumenten en beeldbepalende panden) en zijn de inventarissen hiervan zo bewerkt dat deze dossiers nu in aanmerking komen voor scanning-on-demand.

Tot slot zijn wij ook weer heel blij met de inzet van de vrijwilligers die vorig jaar voor ons de beschrijvingen van de bouwdossiers hebben aangevuld. Er zijn weer veel adresgegevens gevonden en mooie beschrijvingen bijgekomen, met als meest recente aanvulling de bouwdossiers van gemeente Bergen.

Gespreksrondes met en rondleidingen voor gemeenten

De gespreksronde met de overheidsorganisaties in ons werkgebied heeft in 2023 in september/oktober plaatsgevonden. Nu de Covid-restricties in het verleden lijken te liggen, zijn we voor het eerst in lange tijd er weer fysiek op uit getrokken om alle deelnemers te spreken op locatie. Tijdens deze gesprekken hebben we alle ontwikkelingen besproken, zowel bij de betreffende organisaties als bij het RAA en hebben we kennis mogen maken met nieuwe gezichten. De projecten die nog op stapel liggen, om verschillende redenen, zijn doorgesproken en waar mogelijk is een planning of een vervolgactie vastgesteld.

Nieuw dit jaar was het bezoek van (een afvaardiging) van enkele gemeenten aan ons pand. De centrale vraag was daarbij: wat gebeurt er nu met dat verworven materiaal achter de schermen? Door middel van een rondleiding en een lezing of quiz hebben we hier meer over verteld. De deelnemers waren erg verrast en vonden het leuk om te zien waar iedereen bij het RAA aan werkt.

Op naar 2024!

In 2024 gaan wij, met volle formatie én volle energie verder met het opnemen en toegankelijk maken van digitale gemeentearchieven. Wij houden jullie op de hoogte van onze projecten middels dit kanaal. Voor nu de beste wensen voor het komende jaar, namens de ADI's van het RAA: Daniёlle, Dyana en Annemaartje.