E-depot update 14

Bouwvergunningen E-loket of E-depot?

Van bijna alle gemeenten die onderdeel uitmaken van de Gemeenschappelijke Regeling (GR) staan de papieren bouwvergunningen bij het RAA. In sommige gevallen is daarbij een digitale kopie achtergebleven bij de gemeente om de eigen dienstverlening aan de inwoners te behouden en in een enkel geval worden de bouwvergunningen vervangen door middel van digitalisering. Het RAA biedt de mogelijkheid om ook de beschikbaarstelling van de digitale bouwvergunningen te realiseren via het zogenaamde e-loket. Wanneer worden de scans opgeslagen in het e-depot en wanneer in het e-loket?

E-depot

Het e-depot is bedoeld om de authenticiteit van digitale bestanden te waarborgen. Het RAA maakt hierbij gebruik van e-depot software van de firma Picturae. Dit zou je het e-depot kunnen noemen, maar het e-depot is veel breder dan dat. Zoals in het artikel over het preserveringsbeleid in deze nieuwsbrief ook is beschreven, wordt het e-depot ook gevorm door de organisatie, beleid, processen en procedures, financieel beheer, personeel, databeheer en databeveiliging. Veel werk zit in het schrijven van beleid en het omzetten van normen en richtlijnen naar een werkwijze die bruikbaar is in de praktijk. Hierbij wordt er ook goed nagedacht waarvoor het e-depot nu eigenlijk wordt gebruikt door het RAA. Als het e-depot is bedoeld om authenticiteit te waarborgen, dan is dat het belangrijkste voor documenten waar geen origineel (meer) van bestaat. Je hebt dan geen papieren exemplaar meer om aan te tonen dat er niet met een digitale scan is geknoeid. Vandaar dat we ervoor kiezen om enkel “masterbestanden” van digitale archiefbescheiden in het e-depot op te slaan, en geen kopieën waarvan het authentieke stuk nog elders wordt bewaard (bijvoorbeeld in papieren vorm). In het geval van vervanging worden papieren (authentieke) dossiers gedigitaliseerd, het digitale bestand wordt leidend doordat er een vervangingsbesluit wordt genomen en het papieren kopiedossier wordt vernietigd. Het digitale bestand wordt daardoor het authentieke bestand en daarvan wordt een “masterbestand” opgeslagen in het e-depot.

E-loket

Het is mogelijk om de dienstverlening voor inzage in de bouwdossiers te laten verlopen via het RAA. Dit gebeurt op dit moment voor de gemeente Langedijk en de gemeente Den Helder. De papieren dossiers zijn overgebracht naar het RAA en worden via het E-loket digitaal beschikbaar gesteld. Een inwoner of ambtenaar kan via het E-loket een dossier zoeken door naar een adres in te geven op de website van het RAA. Als het gewenste dossier is gevonden is het mogelijk om deze te laten scannen. De dossiers worden dan niet direct gepubliceerd via de website, maar eerst ‘gescreend’ op persoonsgegevens. Als er persoonsgegevens aanwezig zijn in een dossier worden de pagina’s waar deze gegevens op aanwezig zijn niet meegestuurd als de aanvraag is gedaan door een inwoner. Ambtenaren hebben wel toegang tot het gehele dossier, maar het gaat dan om een select aantal gebruikers die inloggegevens ontvangen voor het E-loket.

Het is ook mogelijk om gedigitaliseerde of digital born dossiers via het E-loket beschikbaar te stellen, deze dossiers worden dan vanuit het E-depot beschikbaar gesteld via het E-loket.
Op die manier biedt het E-loket een oplossing voor een aantal zaken: De dossiers worden op een goed doorzoekbare en gebruiksvriendelijke manier aangeboden. De dossiers zijn niet direct online te raadplegen, er vindt er nog een screening plaats die ervoor zorgt dat er geen informatie wordt vrijgegeven die volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming niet vrij mag worden gegeven. Ook kunnen er beperkingen worden gesteld aan dossiers in het kader van de Archiefwet 1995. Wij kunnen hiermee de gemeenten ontzorgen van deze werkzaamheden en een centrale toegang bieden tot deze specifieke informatie.


Update Videotulen

Het overdragen en duurzaam toegankelijk maken van videotulen was bij het RAA al een project voordat we een eigen e-depotvoorziening hadden ingericht. De uitdaging daarbij zit in het exporteren van een videotulenvergadering uit het Raadsinformatiesysteem (RIS). Met een leverancier van een RIS, Gemeente Oplossingen, zijn wij een pilot gestart om een generieke exporttool te ontwikkelen. In dit artikel worden de ontwikkelingen toegelicht.

Den Helder
Den Helder maakt sinds 2007 video- of audio opnamen (afhankelijk van het soort vergadering) van raadsvergaderingen. Na opname wordt de digitale informatie opgeslagen in het RIS van Gemeente Oplossingen. Dit gegeven leidde tot de vraag of het mogelijk is om videotulen veilig te stellen in een e-depot. In dat kader werd in 2016 gestart met een project waarbij werd onderzocht uit welke elementen de videotulen bestonden en op welke wijze overdracht van de videotulen naar een e-depot mogelijk zou zijn. Er werd een informatieanalyse gemaakt van de videotulen in de bestaande situatie en die werd vertaald naar een situatie die gewenst is voor opname in het e-depot. Daarbij werden enkele aspecten buiten beschouwing gelaten. Zo maakte de toegankelijkheid nadrukkelijk geen onderdeel uit van dit project, omdat dit in een apart project zou moeten worden opgepakt.

Er is in de tussenliggende jaren hard gewerkt aan het verkrijgen van een export vanuit Gemeente Oplossingen (GO) naar het e-depot. Aan de hand van een dump (een exportbestand van het geheel aan in het RIS opgeslagen bestanden zonder structuur) is een testexport gemaakt conform de vertaling naar de gewenste situatie zoals die aan de start van het project werd beoogd. Dit bleek een behoorlijk tijdsintensieve handeling te zijn en daardoor ontstond de vraag naar een meer generieke exporttool vanuit het RIS naar een e-depot. Die zou dan voor elke klant van GO beschikbaar moeten worden.

Exporttool
De ontwikkeling van deze tool is nu gaande. Gemeente Oplossingen heeft het RAA een voorstel gedaan in de vorm van een technisch ontwerp. Dit ontwerp laat zien dat het mogelijk is om videotulen te exporteren vanuit het RIS in de juiste structuur en met een kloppende metadatering. Dit zou het mogelijk moeten maken om de videotulen over te dragen naar het e-depot van het RAA. Ook is het de bedoeling dat deze tool vervolgens gebruikt kan worden door andere klanten van GO, zodat ook zij videotulen veilig kunnen stellen in het e-depot. Voor onsbetekent dit dat we vier gemeenten de mogelijkheid kunnen bieden om videotulen veilig te stellen in onze e-depotvoorziening. De ontwikkeling van de exporttool vindt plaats tijdens het zomerreces van 2020 en het streven is dat deze aan het begin van het vierde kwartaal wordt opgeleverd door Gemeente Oplossingen.

Duurzaam toegankelijk
Zoals eerder in dit artikel genoemd, maakt toegankelijkheid geen onderdeel uit van het in 2016 geformuleerde projectplan. Dit is in de tussentijd niet veranderd, in de zin dat het geen onderdeel uitmaakt van het project waarmee de exporttool wordt opgeleverd. Wel zijn we van mening dat het aanbieden van een toegang tot de videotulen belangrijk is bij dit onderdeel, omdat die toegang gebruik moet maken van de informatie zoals deze is geëxporteerd. Toch blijft het lastig om hier een uniforme en goede oplossing voor te vinden. De export van elke leverancier is anders en de ontwikkeling van een viewer is kostbaar. Ons streven is om te komen tot een toegang die niet afdoet aan de huidige toegang bij de gemeente, maar voorafgaand aan de realisatie hiervan liggen er nog veel uitdagingen in het verschiet.


Preserveringsbeleid; de basis voor duurzame bewaring en toegankelijkheid

Sinds 2019 heeft het Regionaal Archief Alkmaar (RAA) een werkende e-depotvoorziening. Een e-depotvoorziening bestaan uit verschillende onderdelen, waar software er een van is. De definitie van een e-depot, (het geheel van organisatie, beleid, processen en procedures, financieel beheer, personeel, databeheer, databeveiliging en aanwezige hard- en software, dat duurzaam beheren en raadplegen van te bewaren digitale archiefbescheiden mogelijk maakt), zegt het eigenlijk al.

Naast de techniek, heb je mensen, middelen, beleid en procedures nodig om ervoor te kunnen zorgen dat informatieobjecten in een e-depot duurzaam bewaard kunnen worden. Het preserveringsbeleid is een van de beleidsstukken die van belang is om deze duurzame bewaring te garanderen, maar waarom precies?

Wat is het precies?
Het preserveringsbeleid staat als beleidsstuk aan de basis van veel keuzes die gemaakt worden als het gaat om het duurzaam bewaren en toegankelijk houden van informatieobjecten in het e-depot. Eigenlijk kan preserveringsbeleid ook opgesteld worden voor papieren archieven, maar het RAA focust zich nu op het schrijven van dit beleid voor digitale informatieobjecten opgenomen in het e-depot.

In het preserveringsbeleid wordt geformuleerd op basis van welke uitgangspunten een organisatie het behoud van, en de lange termijn toegang tot, digitale informatieobjecten wil gaan borgen. Het verbindt de missie en de visie van een organisatie met de taken die daarvoor nodig zijn. Het beleid vormt daarmee de basis voor alle beslissingen en acties die nodig zijn omdat doel te bereiken. In het beleid worden 3 aspecten uitgewerkt:

  • het formuleren van een visie op digitale duurzaamheid;
  • het definiëren van de aandachtsgebieden die vorm geven aan die visie;
  • het verder uitwerken van de aandachtsgebieden.

Onderdeel van de visie is niet alleen formuleren van het hogere doel voor het behoud van digitale informatieobjecten, maar bevat ook een idee van de mate waarin preservering wordt toegepast. Dit betekent dat in het informatiebeleid bepaalde keuzes worden gemaakt als het gaat om de preservering van informatieobjecten. Zo wordt er bijvoorbeeld een keuze gemaakt over de niveaus van preservering die worden onderscheiden en voor welke informatieobjecten welk niveau geldt. Oftewel; wat doen we wel en wat doen we niet als het gaat om preserveren? Maar ook; wanneer ondernemen we actie en wanneer doen we dat niet? Op welke richtlijnen baseren wij ons? En hoe gaan wij om met wijzigingen in die richtlijnen?

Doorontwikkeling
Daarmee vormt het preserveringsbeleid in de eerste plaats de basis waarop verdere besluiten worden genomen om de duurzame toegankelijkheid van informatieobjecten te waarborgen. Naast het preserveringsbeleid, wordt er een preserveringsplan opgesteld. Het preserveringsplan geeft handen en voeten aan de keuzes die in het beleid zijn vastgelegd, oftewel hoe er uitvoer wordt gegeven aan de preservering zoals in het beleid wordt beoogd. Uiteindelijk worden hier ook de keuzes op gebaseerd die nodig zijn om het e-depot door te ontwikkelen.

Beleid bij het RAA
Wij zijn op dit moment goed op weg met het schrijven van het eigen preserveringsbeleid. Het eerste concept ligt ter interne bespreking klaar. Wij hebben ons gebaseerd op de Wegwijzer Duurzaamheidsbeleid dat is opgesteld door het Netwerk Digitaal Erfgoed (NDE). Deze wegwijzer, die de vorm heeft van de website 'wegwijzer duurzaamheidsbeleid', belicht alle aspecten die in preserveringsbeleid en een preserveringsplan terug zouden moeten komen. Na het beleid, willen we een preserveringsplan op gaan stellen, om vast te leggen welke uitvoering er wordt gegeven aan het beleid. Een deel van de aspecten worden al uitgevoerd of zijn al opgenomen in de software van het e-depot. Het is echter goed om deze aspecten alsnog binnen een eigen context te plaatsen.

test