In 2024 hebben het Hoogheemraadschap Hollands Noorderkwartier (HHNK) en het Regionaal Archief Alkmaar (RAA) gesproken over het e-depot van het RAA. Het HHNK vroeg zich daarbij af of het mogelijk was om GIS-data (geografische data in de vorm van coördinaten en metingen) op te nemen in het e-depot.  Hoewel er bij het RAA en het HHNK geen ervaring was met het overbrengen van dergelijke data naar een e-depot, stond de deur open om hiermee aan de slag te gaan. En zo ontstond het pilotproject ‘GIS-Data opnemen in het e-depot'. 

Zoals gezegd had het RAA geen ervaring met GIS-data, maar wel met andere datasets zoals zaakdossiers, websites en sociale media. Het RAA had daarom wel een idee van de te nemen stappen. Naast het organiseren van de pilot, stond het opstellen van een data-analyse centraal. Het uitgangspunt was dat de dataset zo zou worden opgenomen dat de oorspronkelijke functionaliteiten behouden zouden blijven. 

Structuur en beschikbaarstelling van de data

Tijdens de data-analyse is er in eerste instantie gekeken naar de data zoals deze door het HHNK in het softwareprogramma ArcGIS zijn opgemaakt. De data bestaan uit coördinaten en attributen, gerangschikt in tabellen.  De coördinaten worden binnen de applicatie gevisualiseerd op een kaart en de bijbehorende waardes, die iets zeggen over de coördinaten, worden met een styling sheet visueel van elkaar onderscheiden.  Binnen ArcGIS zelf worden de data opgeslagen als Geodatabase (.gdb) en deze wordt alleen door ESRI-applicaties goed ondersteund. ArcGIS heeft als voordeel dat de data in verschillende bestandsformaten kunnen worden geëxporteerd. Het Nationaal Archief geeft meerdere voorkeursformaten aan voor het duurzaam toegankelijk opslaan van GIS-data. Na onderzoek startte het RAA met het testen van de dataset in twee bestandsformaten, namelijk in GeoJSON en GeoPackage.   

Het testen had een tweeledig doel. Aan de ene kant om een opname in het e-depot en bewaring voor de lange termijn mogelijk te maken, aan de andere kant om een goede beschikbaarstelling te realiseren. Het RAA wist dat de eigen website onvoldoende ondersteuning gaf om de bestanden direct zichtbaar te maken. Wel was het mogelijk om de datasets als downloads aan te bieden, zodat ze daarna in verschillende applicaties gebruikt konden worden. Na onderzoek kwam het RAA uit op de open source software QGIS. De dataset kan geüpload worden in deze software en vanuit daar worden bekeken.  

Tijdens het bekijken van de data via QGIS, bleek dat er twee onderdelen vanuit ArcGIS niet standaard werden meegegeven: de styling van de data en een topografische ondergrond waarop de coördinaten werden getoond. Voor de plattegronden kon QGIS worden gebruikt; via een landelijke voorziening haalde QGIS de benodigde plattegronden op. Voor de styling bleek data te missen in de vorm van een styling sheet. Deze data waren nodig om de symbolen, punten en lijnen die voor de weergave worden gebruikt de juiste vorm, kleur en dikte te geven. 

Resultaten

Het gehele project bleek zeer leerzaam voor beide organisaties. Het RAA heeft nu meer inzicht in wat er nodig is om GIS-data in het e-depot op te nemen. Naast de benodigde bestanden (de data zelf, de plattegrond en de styling sheet), zijn er ook twee sets aan metadata nodig. Dit zijn de metadata zoals deze binnen ArcGIS worden opgemaakt en de metadata die nodig zijn voor de digitale duurzame toegankelijkheid. Voor dit laatste is er een mapping gemaakt van de metadata naar het TMLO en zijn de metadata als TopX-RIP opgenomen in het e-depot. 

Daarnaast is er kennis opgedaan over de grenzen van de huidige infrastructuur. Hoewel de beschikbaarstelling op dit moment afdoende is, is er op dat gebied nog winst te behalen. Daarnaast zijn er nu drie verschillende GIS-datasets opgenomen (waterlopen, kunstwerken en bergingsgebieden) die onderdeel zijn van groter geheel, namelijk de Legger. Deze Legger bevat meer verschillende soorten datasets. Bij een volgend project zouden meer complexe sets opgenomen kunnen worden en daarbij wordt het noodzakelijk om nog meer contextinformatie vast te leggen. Daarnaast is het noodzakelijk om te kijken hoe deze structuur van Legger en datasets beter kan worden gereconstrueerd. 

Evaluatie

In juli 2025 hebben het HHNK en RAA het project gezamenlijk geëvalueerd en zowel de hoogtepunten als de ontwikkelpunten besproken. De grootste ontwikkelpunten zitten in de toegang tot de dataset. Deze is nu ingericht vanuit de aanname dat voornamelijk gebruikers met kennis van GIS-data ermee aan de slag zullen gaan. Belangrijk is dan ook om uit te zoeken of de beoogde gebruikersgroep kan worden vergroot. Ook de metadata op basis waarvan de data op te zoeken zijn, zijn niet optimaal. Het RAA hoopt hier met de komst van een nieuw beheersysteem verbetering in te brengen. Deze punten nemen niet weg dat beide partijen veel hebben geleerd tijdens de uitvoer van het project, en het project als heel prettig hebben ervaren. Vanaf het najaar gaan we samen van start om kleine aspecten te verbeteren en kijken we uit naar een nieuw overbrengingsproject. 

Al met al zijn we blij met het resultaat. De dataset is met goed gevolg in het e-depot opgenomen en is beschikbaar als bruikbare data. Graag horen we vanuit gebruikers hoe ze het werken met de data hebben ervaren.

 Werk je met GIS-data, dan nodigen we je uit om een kijkje te nemen op onze website.