Traditiegetrouw blikken de Adviseurs digitale informatie (ADI’s) van het Regionaal Archief Alkmaar (RAA) terug op het afgelopen jaar, waarin vele mooie projecten zijn gerealiseerd. Ook het nieuwe jaar 2026 belooft veel nieuwe ontwikkelingen.

Op de drempel van 2026...

...willen wij met jullie terugblikken op het afgelopen jaar. 2025 is alles bij elkaar een succesvol jaar te noemen op het gebied van digitale overheidsinformatie. We hebben als Regionaal Archief Alkmaar meerdere projecten af kunnen ronden voor het e-depot, en ook voor het E-loket Bouwdossiers hebben we een zeer waardevolle aanvulling kunnen toevoegen. Als laatste willen we natuurlijk ook vooruitblikken op 2026. Hopelijk wordt dat net zo'n goed jaar! 

Hercertificering van het e-depot...bijna

In 2025 is er veel gedaan, maar het eerste kwartaal stond vooral in het teken van de aanvraag voor de hercertificering van het e-depot. Ons e-depot is CTS-gecertificeerd en deze certificering dient iedere 3 jaar te worden hernieuwd. Hiervoor zijn onze beleidsdocumentatie en procedures herzien en inmiddels gepubliceerd op onze website.  

Videotulen

Een langer lopend project is de opname van de videotulen van de Gemeente Den Helder. Dit project heeft een lange looptijd gehad, wat goed te verklaren is als we op een rijtje zetten wat dit project ons allemaal heeft gebracht. De wens om videotulen over te brengen resulteerde in de eerste plaats in de aanschaf van een e-depot. Daarna bleek het de motor te zijn tot het ontwikkelen van een exportmodule vanuit de applicatie GemeenteOplossingen (GO). Na correctie- en schoningswerk kon het echte overzetten van de videotulen pas beginnen, en in oktober van dit jaar kon de Verklaring van Overbrenging worden getekend. 

Daar stopt dit project rond de videotulen echter niet. De exportmodule die we ontwikkelden met GO, zorgde ook voor een overbrenging van videotulen vanuit de voormalige gemeentes Langedijk en Heerhugowaard en dit jaar is de gemeente Bergen ook gestart om een overbrenging voor te bereiden. De aanloop met Den Helder mocht dan lang zijn, het project levert nog steeds waardevolle resultaten op. 

GIS-data pilotproject en een nieuwe partner

Een ander succesverhaal waaraan we niet voorbij willen gaan is het pilotproject dat we samen met het Hoogheemraadschap Hollands Noorderkwartier hebben uitgevoerd. In 2025 werd het RAA officieel de archiefbewaarplaats voor deze organisatie, en het pilotproject zorgde gelijk voor een goede samenwerking. Voor het RAA was het een unicum, vanwege de unieke GIS-data. Uiteindelijk hebben we in een jaar tijd vanuit ArcGIS Pro drie datasets van de legger Oppervlaktewateren op kunnen nemen in het e-depot en via de website beschikbaar kunnen maken. De beschikbaarstelling zal nog verder worden verbeterd, het onderzoek daarnaar is in volle gang. Daarnaast heeft dit project ons veel nieuwe kennis gegeven, die we mee kunnen nemen naar toekomstige projecten.  

Een extra dienst: het Woo-loket

Sinds de Wet open overheid (Woo) in 2022 de Wet openbaarheid van bestuur heeft vervangen, zijn veel overheidsorganisaties gestart met de actieve openbaarmaking die verplicht is vanuit de Woo. Het RAA ondersteunt deze ontwikkeling met het aanbieden van een Woo-functionaliteit waarbij zowel archivering als publicatie in één keer gedekt zijn. De techniek hierachter wordt geleverd door Vitec Memorix BV.  

De Woo-functionaliteit, omgedoopt tot 'Woo-loket', is succesvol geïmplementeerd bij drie aangesloten gemeenten en een gemeenschappelijke regeling binnen het werkgebied van het RAA: Bergen, Castricum, Heiloo en de werkorganisatie BUCH. Op 4 december zijn de Woo-loketten live gegaan; een mooie afronding van het eerste deel van een goede samenwerking tussen de BUCH, de zaaksysteemleverancier Decos Join, Vitec Memorix en het RAA. De informatie die al gepubliceerd is, is te bekijken op open.bergen-nh.nl,  open.castricum.nl, open.heiloo.nl en open.debuch.nl. In 2026 zal er met de werkorganisatie BUCH gewerkt worden aan de uitrol van de volgende Woo-informatiecategorieën en zal de WOO-functionaliteit verder worden doorontwikkeld.  

Grootste aanvulling op het e-loket

Het E-loket Bouwdossiers wordt sinds 2016 ingezet om de toegankelijkheid van gedigitaliseerde bouwdossiers te verbeteren. Het merendeel van de gemeentes in ons werkgebied maakte al gebruik van het e-loket, en dit jaar zijn daar de bouwdossiers van de gemeente Alkmaar aan toegevoegd: een rijke dataset met alle bouw- en WABO-dossiers die tussen 1900 en 2019 zijn opgemaakt. Het project vereiste van beide organisaties doorzettingsvermogen, maar het resultaat mag er zijn. De komende tijd zullen er nog correcties worden doorgevoerd en zal de dataset steeds beter te gebruiken zijn.  

Daarnaast verwachten we nog een aanvulling op het e-loket: de gemeente Alkmaar had al drie reeksen aan papieren bouwdossiers overgebracht, die nooit digitaal toegankelijk waren gemaakt. In het kader van een verduurzamingsproject voor monumenten en beeldbepalende panden is het echter noodzakelijk om de dossiers digitaal aan te kunnen bieden aan monumenteigenaren. Daarom heeft Erfgoed Alkmaar ons ingeschakeld om te helpen bij het digitaliseren van deze reeksen. We verwachten dat de digitalisering rond deze jaarwisseling wordt afgerond. Daarnaast vindt er een metadata-extractie plaats zodat de scans gelijk goed vindbaar in het e-loket kunnen worden geplaatst. 

Voor één reeks dossiers is extra werk nodig. In het secretariearchief 1860-1900 van de gemeente Alkmaar bleken bruikbare tekeningen te zitten. Erfgoed Alkmaar heeft deze reeks laten scannen en ook deze scans zullen worden toegevoegd aan het e-depot. De gegevens in deze reeks zullen nog verder gecontroleerd worden, bijvoorbeeld of alle opgegeven adressen nog kloppen. Dit zal aan het begin van 2026 gebeuren. 

En voor 2026...

Voor aankomend jaar staat er niet minder op de planning. We verwachten een eerste reactie op onze CTS-aanvraag en definitieve hercertificering van het e-depot in 2026. Daarnaast is de gemeente Bergen bezig met het overbrengen van videotulen vanuit GemeenteOplossingen, komt er een aanvullende overbrenging vanuit Den Helder en wil de gemeente Hollands Kroon graag overbrengen vanuit IBABS. Tevens staan een aantal pilots op het programma, zoals het testen van een overbrenging vanuit de Besluitstraat met de gemeente Schagen, en hopen we met het Hoogheemraadschap een pilotoverbrenging uit te voeren van geografische data in combinatie met documentatie. Ook voor het Woo-loket hopen we een nieuwe aansluiting te kunnen realiseren, daarvoor zijn we met twee gemeentes in gesprek. 

Met al deze mooie projecten lijkt ook 2026 weer een mooi jaar te worden. Wij willen jullie allemaal bedanken voor de fijne samenwerkingen in het afgelopen jaar, en wensen iedereen hele fijne feestdagen toe. Tot volgend jaar!