E-depot

Het Regionaal Archief Alkmaar (RAA) heeft sinds 2019 een werkend e-depot. Op dit moment is de software gereed en kan het RAA datasets op gaan nemen. Er worden momenteel voorbereidingen getroffen om een daadwerkelijke overbrenging te realiseren, dit gebeurt in samenwerking met een aantal overheidsorganisaties die bij het RAA zijn aangesloten. In de volgende alinea’s wordt uitgelegd hoe het project is begonnen, hoe het project is aangepakt en wat de huidige status is.

Mist u informatie over het e-depot? Team e-depot geeft graag antwoord op uw vragen.

Het begin

Het RAA startte het project e-depot in 2016. Dit begon met een voortraject, waarin het RAA heeft overwogen om een bestaande e-depotvoorziening te gebruiken. Hier is uiteindelijk niet voor gekozen. Na het voortraject is er daarom gestart met het formuleren van een programma van eisen. Ook heeft er een aanbesteding plaatsgevonden. Deze aanbesteding is uiteindelijk gegund aan de firma Picturae B.V. uit Heerhugowaard. Via deze leverancier neemt het Regionaal Archief Alkmaar de software Archivematica af. Archivematica is ontwikkeld door Artefactual.

Archivematica zorgt voor een basis met betrekking tot functionaliteiten. Deze functionaliteiten moeten ervoor zorgen dat digitale informatie, ongeacht de vorm, leesbaar en toegankelijk blijft. De aanschaf van de software was slechts stap één van een langer proces. Stap twee was het formuleren van vijf projectlijnen. Hiermee kan team e-depot zicht houden op wat er allemaal moet gebeuren om uiteindelijk een werkend e-depot te hebben. Stap drie was de inrichting van het e-depot en als laatste is in juli 2019 de ingerichte software live gegaan.

Doorontwikkeling

Er zijn vervolgens aansluittrajecten gestart om een daadwerkelijke overbrenging van informatieobjecten naar het e-depot te realiseren. Een aansluittraject is een afgebakend traject waarin een eerste overbrenging van informatieobjecten wordt gerealiseerd. Aan het einde van een aansluittraject weet een aangesloten organisatie ook hoe de overbrenging naar het e-depot in zijn werk gaat en wat de benodigde stappen zijn. Deze trajecten zijn divers en de datasets die worden overgedragen verschillen qua bestandsformaat en hoeveelheid. Op dit moment zijn wij bezig met:

  • De opname van videotulen in samenwerking met het bedrijf Gemeente Oplossingen en de gemeenten Den Helder, Heerhugowaard en Langedijk;
  • Het exporteren en opnemen van zaken uit een zaaksysteem met gemeenten Hollands Kroon en Alkmaar. Bij gemeente Alkmaar betreft dit de technische afronding van het aansluittraject in een pilotomgeving;


Afgeronde projecten

  • Het overbrengen van gedigitaliseerde bouwdossiers, samen met de gemeente Schagen;
  • Het overbrengen van de meest recente websites van een aantal voormalige gemeenten, samen met gemeente Alkmaar. Dit is gebeurd in het kader van de fusie en deze websites staan inmiddels in het e-depot.


Op de planning staat tevens een traject met de gemeente Texel.

Projectopzet

CoreTrustSeal logo transparent

Deze aansluitcasussen zijn afzonderlijke projecten waarin veel moet gebeuren. Dit betekent dat het RAA zicht moet houden op alle actiepunten die voortvloeien uit de aansluittrajecten. Team e-depot heeft daarom een digitaal projectbord opgezet. Op dit bord worden per projectlijn actiepunten bijgehouden. Iedere twee weken komt team e-depot bij elkaar om de actiepunten te bespreken. Hierdoor is het ook mogelijk om aan het einde van het jaar de stand van zaken op te maken.

Naast de techniek en het daadwerkelijk opnemen van datasets, komt er meer kijken bij de inrichting van een e-depot. Het RAA heeft in oktober 2022 de CoreTrustSeal certificering behaald en mag zich daarmee een Trustworthy Digital Repository noemen.
Het behalen van het CTS zorgt er ook mede voor dat het e-depot als voorziening en als dienst is ingebed in de organisatie. Hoe we dit voor elkaar krijgen is onder andere door beleidsstukken, plannen en procedures op te stellen en deze te toetsen. Benieuwd naar de stukken die het RAA heeft geschreven? U vindt ze op de pagina Beleid- en aansluitdocumenten.

Niet alleen

Het RAA werkt met andere organisaties samen. Zo wordt er samen nagedacht over de ontwikkeling van nieuwe functionaliteiten. Samenwerken helpt ook om functionaliteiten onder de aandacht van de leverancier te brengen en te houden. Daarnaast zorgt deze samenwerking ervoor dat we elkaar kunnen helpen en kunnen inspireren. Zo doet het RAA de ontwikkeling van het e-depot in feite niet alleen.

De toekomst

Het e-depot blijft voorlopig een nieuwe ontwikkeling. Het is moeilijk om te bepalen hoe informatieobjecten bewaard en onderhouden moeten worden voor de komende generaties. Ook denkt het RAA na over manieren waarop de informatiebestanden beschikbaar gesteld kunnen worden. Zo kunnen inwoners, bedrijven en ambtenaren de informatie altijd blijven gebruiken. Op dit moment kan het RAA sommige informatieobjecten via de website ontsluiten, maar dit lukt helaas niet altijd en is ook niet altijd wenselijk. Er zijn bijvoorbeeld andere websites of platforms waar de informatieobjecten vaker worden bekeken of beter leesbaar zijn. Denk hierbij aan het platform Open Raadsinformatie (ORI), de landelijke voorziening Bestemmingsplannen.nl of de ontwikkelingen rond PLOOI in het kader van de Wet Open Overheid (WOO). Deze zaken spelen op de achtergrond bij het RAA, maar er zal niet snel een eenduidig antwoord op geformuleerd kunnen worden.

Team e-depot

Wilt u meer weten over het e-depot? Neem dan gerust contact via: e-depot@archiefalkmaar

Digitaal archief overheid
Daniëlle van Mourik
Annemaartje van Strien
Dyana Zilfougarova

Digitaal archief particulieren
Frederiek ten Broeke
Erik Groot