Wat is een e-depot?

Het e-depot is meer dan een digitale opslagplek voor informatieobjecten. Het Nationaal Archief beschrijft het e-depot als ‘het geheel van organisatie, beleid, processen en procedures, financieel beheer, personeel, databeheer, databeveiliging en aanwezige hard- en software, waarmee het beheren en raadplegen van te bewaren digitale informatieobjecten mogelijk wordt’. Het e-depot heeft speciaal ontwikkelde software. In deze software zijn de processen rondom beheer en informatiebeveiliging verwerkt. Zo kan digitale informatie in het e-depot raadpleegbaar blijven, ook wanneer de software verandert of bestanden verouderen. Gebeurt dit niet? Dan kan er al snel informatieverlies optreden.

Verschillende informatieobjecten

In een e-depot worden allerlei verschillende digitale informatieobjecten opgenomen, waaronder bouwvergunningen, videotulen, websites en ander beeld- en geluidmateriaal. De informatieobjecten zijn afkomstig van twee typen archiefaanbieders: enerzijds de aangesloten gemeenten en andere overheidsorganisaties en anderzijds de particuliere archiefaanbieders. Voor de eerste categorie is in de Archiefwet vastgelegd welke informatieobjecten overgebracht moeten worden naar het RAA. Dit moet gebeuren voor de vastgestelde termijn is verstreken.
In het e-depot kunnen zowel gedigitaliseerde als ‘digital-born’ informatieobjecten worden opgenomen. Gedigitaliseerde informatieobjecten zijn scans van papieren objecten. Na het wettelijk vastgestelde vervangingsproces mogen zij als origineel object opgenomen worden in het e-depot. De meeste informatie is tegenwoordig digital-born. Deze informatie bestaat alleen in digitale vorm en is hierdoor veel vluchtiger. Het e-depot is hier goed op ingericht.

Gebruikers van het e-depot

De informatieobjecten in het e-depot zijn in te zien en zelfs te hergebruiken door verschillende gebruikers. Dit kunnen zowel de archiefaanbieders zelf, als burgers en bedrijven zijn.
Inzage is wel afhankelijk van de gemaakte afspraken en overeenkomsten. Niet alle informatieobjecten zijn openbaar en kunnen (geheel) ingezien worden. Het betreft dan bijvoorbeeld privacygevoelige informatie zoals persoonsgegevens. Het team e-depot werkt samen met de verschillende disciplines binnen het RAA om hier goed zicht op te houden.

Veiligheid en betrouwbaarheid

Het e-depot van het RAA is nog in ontwikkeling, maar het CTS (Core Trust Seal) is inmiddels behaald. Daarnaast vindt toetsing van informatiebeveiliging bij het RAA plaats. Dit gebeurt aan de hand van de BIO (Baseline Informatiebeveiliging Overheid). De BIO is het basisnormenkader voor informatiebeveiliging binnen alle overheidsinstellingen (het Rijk, de provincies, waterschappen en de gemeenten). De BIO is niet specifiek bedoeld voor de toetsing van e-depots, maar een aantal onderdelen van de BIO heeft hier wel betrekking op. Dit zijn onder andere de beveiliging van de technische infrastructuur en de beveiliging van data. Het RAA heeft de procedures rondom informatiebeveiliging beschreven in het Informatie Beveiligingsplan.

Waar is het e-depot op gebaseerd?

Het e-depot is gebaseerd op landelijke standaarden. Deze worden grotendeels opgesteld door het Nationaal Archief.

OAIS-model
De opname van informatieobjecten in het e-depot is gebaseerd op het OAIS-model. OAIS staat voor ‘Open Archival Information System’. In het kort betekent dit dat informatieobjecten aangeleverd, opgenomen en beschikbaar worden gesteld in drie verschillende pakketjes. Bij aanlevering, dit heet de pre-ingestfase, noemen we het informatieobject een SIP (Submission Information Package). De SIP bestaat uit één of meer informatieobjecten met bijbehorende metadata.
De SIP wordt vervolgens in het e-depot geplaatst, dit is de ingest-fase. Wanneer deze fase is afgerond, is het informatieobject opgenomen in het e-depot. De SIP is nu omgezet in een AIP (Archival Information Package). De AIP bevat de informatieobjecten, met de bijbehorende metadata én een extra metadatabestand. Het metadatabestand geeft informatie weer over de overbrenging naar het e-depot. De AIP-kan niet meer gewijzigd worden, het is het authentieke informatieobject dat door het RAA beheerd zal worden.
Komt er een verzoek tot inzage binnen? Dan wordt er van de AIP een afgeleiden gemaakt: de DIP (Dissemination Information Package). Dit is het pakketje dat de gebruiker te zien krijgt. Het ziet er weer uit als het oorspronkelijke informatieobject.

Meer informatie over het OAIS model is te vinden op de website van het NDE.

Standaard voor metadata
Voor het vaststellen van de juiste metadata gebruikt het RAA een standaard. De huidige standaard is de TMLO (Toepassingsprofiel Metadata Lokale Overheden). Bij ieder informatieobject zijn en worden er metadata vastgelegd. De metadata zijn in eerste instantie belangrijk voor het terugvinden van de informatieobjecten. Daarnaast kan met behulp van metadata de authenticiteit van informatieobjecten worden gewaarborgd, nadat ze zijn overgebracht naar het e-depot.
Om de opname naar het e-depot te kunnen realiseren, worden de metadata omgezet naar een formaat dat door de software van ons e-depot wordt herkend. Dit is een zogenoemd ‘XML-formaat’. Er bestaan twee soorten XML-formaten: TopX-Rip en TopX-Sidecar. Het RAA kiest er daarbij voor om gebruik te maken van de structuur TopX-RIP, daarin wijken wij af van het Nationaal Archief. TopX-RIP betekent dat er voor de gehele overbrenging van één informatieobject ook maar één XML-bestand met metadata wordt gemaakt.

Inkijk in de werking van het e-depot

Team e-depot heeft in het voorjaar van 2021 een demo opgenomen. In de demo ziet u hoe de opname in het e-depot in zijn werk gaat.

We hebben voor gemeentelijke overbrengingen het proces uitgeschreven in de vorm van een flowchart (pdf, 72 kB).

Verklarende woordenlijst

Archiefaanbieder: De persoon of organisatie welke de informatieobjecten overbrengt naar een archiefinstelling. Vaak wordt dit in de praktijk ook aangeduid als de archiefvormer: de groep personen of organisatie die archief (datasets) vormen. Met particuliere archiefaanbieders worden personen of organisaties bedoelt die volgens de Archiefwet niet verplicht zijn om te bewaren archief over te brengen, maar hier zelf voor kiezen.

Archiveringssysteem: Een archiveringssysteem of ‘archiefsysteem’ is het geheel van normen, plannen, procedures en activiteiten van een archiefvormer welke betrekking hebben op archivering.

Informatieobject: Een verzameling aan elkaar gerelateerde gegevens die als een eenheid wordt gepresenteerd en behandeld. Het Regionaal Archief Alkmaar (RAA) gebruikt de term informatieobject als alternatief voor ‘archiefbescheiden’ of document, omdat dit beter past bij het diverse karakter van soorten informatie.

Informatieverlies: Informatieverlies kan verschillende oorzaken hebben. Het betekent vaak waardeverlies voor de informatieobjecten. Met betrekking tot het e-depot betekent informatieverlies dat de overgebrachte objecten niet langer toegankelijk en niet meer of deels niet meer te raadplegen of vindbaar zijn.

Metadata: Metadata is de informatie die wordt gebruikt om de context en structuur van data en informatieprocessen te beschrijven. Het gaat dus niet alleen over gegevens, maar ook over applicaties en processen.

Videotulen: Dit zijn de beeldverslagen van raadsvergaderingen, inclusief de bijbehorende documenten, toegevoegde sprekersinformatie en metadata.

Standaard: Een standaard is de procedure waarvan een groep mensen heeft afgesproken deze te zullen gebruiken. Het RAA volgt voor het e-depot de standaarden die worden opgesteld door het Nationaal Archief en in Nederland leidend zijn.