Particulier archief en het e-depot

Het e-depot van het Regionaal Archief Alkmaar (RAA) is in eerste instantie opgezet voor digitaal overheidsarchief. Dit archief ontvangt het RAA van de tien gemeenten die bij het archief zijn aangesloten als onderdeel van de gemeenschappelijke regeling. Daarnaast verzorgt het RAA voor nog tien aangesloten organisaties het toezicht op het informatiebeheer. Voor deze tien organisaties én het Hoogheemraadschap Hollands Noorderkwartier, verzorgt het RAA ook het beheer van de overgebrachte archieven.

Het historisch geheugen van de regio

Maar het RAA heeft als organisatie een bredere functie: het dient ook als historisch geheugen voor de regio waarvoor het RAA werkzaam is. Naast gemeentearchief, bevat de collectie daarom ook archieven van regionale personen, instellingen en bedrijven. Oftewel: archieven van particuliere archiefaanbieders. Deze archieven vormen een belangrijk onderdeel van de collectie van het RAA.

Op dit moment wordt er nog veel fysiek particulier archief aangeleverd (voornamelijk papier), maar er vindt langzamerhand een overgang plaats. De afgelopen tijd zijn er bij het RAA ook digitale particuliere archieven aangeleverd. Deze archieven verschillen erg van elkaar. Het gaat om informatieobjecten als foto’s, filmpjes, muziek of ander geluidsmateriaal, administratie, documenten en zelfs computerprogramma’s en – spelletjes.

Particulier archief in het e-depot

Het e-depot van het RAA is niet alleen aangeschaft voor de opslag en het beheer van overheidsarchieven. Het is de ambitie van het RAA om ook digitale particuliere archieven op te gaan nemen en te ontsluiten via het e-depot. Het gaat dan om volledige digitale archieven, maar ook om hybride archieven. Hybride archieven bestaan uit zowel fysiek- als digitaal archief. Voor beiden archiefsoorten lopen er testtrajecten. Zo is er uitgebreid getest met het opnemen van verschillende collecties van digitale foto’s en is er een serie podcasts in het e-depot geplaatst. Op de planning staat een project waarin een hybride particulier archief wordt opgenomen in het e-depot.

Om de digitale particuliere bestanden in het e-depot te kunnen zetten, zijn wij bezig met het ontwikkelen van een speciale procedure. Dit document wordt binnenkort beschikbaar op de website.

Wanneer het gaat om een groter archief, dan wordt er een gesprek met de archiefvormer ingepland over de manier waarop de informatieobjecten worden aangeleverd. Indien mogelijk, dan worden de informatieobjecten ontvangen volgens deze richtlijnen (pdf, 118 kb).

Mocht dit geen optie zijn, dan bespreekt het RAA wat er gedaan kan worden om het archief aan te nemen en daarna te structuren. Het archief kan dan niet gelijk opgenomen worden in het e-depot, maar wordt tijdelijk ergens anders neergezet. Daarvoor is deze procedure (pdf, 177 kb) ontwikkeld.

Wilt u meer weten over het e-depot of het brengen van digitaal archief naar het RAA? Neem dan gerust contact op met ons:

  • Jeltsje Stobbe (Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.)
  • Twan Mars (Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.)