Met trots mag het Regionaal Archief Alkmaar (RAA) zich per 13 oktober 2022, na een intensief reviewproces, een Trustworthy Data Repository noemen. Deze titel mogen we dragen omdat we het CoreTrustSeal (CTS) hebben behaald. Het CTS bestaat sinds 2017 en komt voort vanuit het World Data System of the International Science Council en de Data Seal of Approval. Het doel van het CTS is om een waarborg te bieden aan organisaties die informatieobjecten over een lange periode toegankelijk moeten houden.

Het is dus een manier om aan te tonen welke locaties betrouwbaar zijn. Voor het digitale archief wat het RAA krijgt aangeboden, is het indienen van de certificeringsaanvraag een moment om het kennisniveau van de organisatie te toetsen. Het behalen van de CTS-certificering is voor ons daarom een belangrijke mijlpaal.

Het CTS is een universeel toetsingsmodel, bestaande uit zestien voorwaarden. Dit zijn bijvoorbeeld: continuïteit, ethiek, rechten, preservering, waardering, authenticiteit, toegankelijkheid, informatiebeveiliging, enzovoorts.

Het RAA heeft, om aan de voorwaarden voor het CTS te kunnen voldoen, een aantal beleidsdocumenten geschreven. Deze hebben, samen met de praktijkervaringen van aansluitingen en opnames in het e-depot, bijgedragen aan het vormen van uitgangspunten voor duurzame toegankelijkheid van digitale informatieobjecten. Het CTS heeft geholpen om deze uitgangspunten zo scherp en duidelijk mogelijk te formuleren, met als resultaat een gedegen preserveringsbeleid, continuïteitsbeleid, producten- en dienstencatalogus en informatiebeveiligingsplan. De kennis die we hierdoor hebben opgedaan, zijn we vervolgens gaan toetsen aan de hand van de zestien requirements van het CTS. Dit resulteerde in een ingevulde CTS-aanvraag die door twee beoordelaars werd bekeken. De beoordelaars stelden kritische vragen over zaken die nog onduidelijk zijn, waarna het RAA de gelegenheid kreeg om zaken aan te passen en aan te vullen. Het RAA kreeg na de tweede aanvraag te horen dat alle documenten en de aanvraag in orde waren. De certificering was daarmee geslaagd!

In Nederland zijn er niet veel archiefinstellingen die het CTS hebben. Alleen het Nationaal Archief, IISG, het Instituut voor Beeld en Geluid, Regionaal Archief Tilburg en Regionaal Archief Zutphen gingen het RAA voor. Door het CTS zijn we nu officieel een kennisorganisatie voor digitale preservering. Toch is het CTS is geen eindpunt, maar een momentopname. Wij zullen er bij het RAA dan ook voor blijven zorgen dat we ons inzetten op het gebied van digitale duurzaamheid. Onze certificering blijft geldig tot oktober 2025.

Benieuwd naar onze CTS-aanvraag? Het volledige certificeringsdocument is hier te lezen: Regionaal Archief Alkmaar CTS Application (pdf, 117 kB).