Een mijlpaal voor het Regionaal Archief Alkmaar (RAA)! Begin 2024 is het volledige digitale archief van de voormalige gemeenten Heerhugowaard en Langedijk opgenomen in het e-depot van het RAA. Geen gemakkelijke opgave, maar met een samengesteld team van medewerkers van gemeente Dijk en Waard en van het RAA is het gelukt. In dit blog kun je meer over de achtergrond van dit project lezen en de uitdagingen waar we tegenaan zijn gelopen.

Corsa wordt uitgefaseerd

Documentmanagementsysteem (afgekort ‘DMS’) Corsa van leverancier BCT is bij gemeente Dijk en Waard in gebruik geweest en bevatte het archief van vier organisaties: gemeenten Langedijk en Heerhugowaard, de werkorganisatie LD/HHW en Haltewerk. Met de aanschaf van een nieuw systeem was Corsa echter niet meer nodig en begin 2023 gaf gemeente Dijk en Waard aan de applicatie uit te faseren. In de zomer lieten de gemeentelijke DIV-adviseurs weten dat zij de exportmodule van BCT hadden aangeschaft en konden we starten met de metadatamapping op basis van het Toepassingsprofiel Metadatering Lokale Overheden (TMLO).

Testen, testen en nog eens testen

Uiteindelijk was het zover en kon de eerste testexport uit Corsa plaatsvinden. En dat hebben onze Adviseurs Digitale Informatie geweten: bijna alles wat nog even kon wachten werd tijdelijk opzijgezet voor dit project. Want hoe leuk is het als een aansluiting op het e-depot doorgaans jaren duurt, maar nu met zes maanden gerealiseerd is! Voor het aanleveren van de (test)sets werd door de systeembeheerder van het RAA een aparte ‘NAS-sFTP’ verbinding gecreëerd, waardoor er geen grote bestanden per mail verstuurd hoefden te worden of overdrachten via externe harde schijven nodig waren. Alleen even een seintje dat er weer een nieuwe testset klaar stond, en we konden aan de slag.

Kink in de kabel?

Toch ging, zoals in elk aansluittraject, niet alles zonder slag of stoot. Binnen Archivematica wordt er bij elk record om een uniek identificatiekenmerk gevraagd. Binnen Corsa bleken echter documenten aan meerdere dossiers gekoppeld te zijn (enkelvoudige opslag, meervoudig gebruik). Dit kon helaas niet meer in de exportmodule worden opgelost. Gemeente Dijk en Waard heeft daarom gekozen om al deze dubbele identificatiekenmerken handmatig te corrigeren. Een enorme klus, maar deze is geklaard. Alle sets zijn daarna in hun geheel getest, en na deze generale repetitie opgenomen in de productieomgeving van het e-depot.

Opnemen van de datasets

Op 13 november 2023 was het dan zover: de eerste dataset werd geïngest in het e-depot. Toevallig was dit ook de eerste werkdag van onze nieuwe collega-adviseur Dyana. Zij kon ons meteen ondersteunen bij deze importactie. De digitale archieven van de vier archiefvormers waren opgedeeld in verschillende ‘batches’, waardoor de individuele opname van ieder stukje archief veel vlotter kon verlopen en kleine oneffenheden er op het laatst uitgehaald konden worden.

Ondertussen werd er bij gemeente Dijk en Waard ook nog druk gewerkt aan het opmaken van de Verklaringen van overbrenging en het inregelen van de openbaarheid. Het archiefbeheersysteem Memorix Archieven is van oudsher ingericht op papieren inventarissen met klassieke inventarisnummers, wat iets anders is dan de digitale identificatiecodes die de systemen van een gemeente genereert. De openbaarheidsbeperkingen zijn daarom niet altijd goed doorgekomen binnen Memorix Archieven. Bij het RAA zijn we daarom bezig om te kijken hoe we deze openbaarheidsbeperkingen aan kunnen passen in Memorix Archieven, zodat het Corsa-archief op de juiste manier beschikbaar gesteld kan worden.

De eerste dataset van gemeente Dijk en Waard.

Afronding van het project

In december zijn de meeste datasets opgenomen in het e-depot. De laatste datasets van Heerhugowaard zijn vrij omvangrijk en het corrigeren is daarom over de kerstperiode heen getild. Eind januari zijn deze alsnog opgenomen in het e-depot van het RAA en kunnen we met recht spreken van een succes: in korte tijd hebben we het grootste digitale gemeentearchief tot nu toe opgenomen in het e-depot. En niet maar één gemeentelijk proces, maar alle te bewaren informatie die in Corsa aanwezig was. Petje af voor gemeente Dijk en Waard dus! Voor ons leverde dit project ook nog eens belangrijke informatie en inzichten op voor andere toekomstige exports. Deze inzichten hebben we verwerkt in een nieuw Stappenplan en in een nieuwe versie van de Aansluitvoorwaarden.

Inmiddels zijn de Verklaringen van overbrengingen ondertekend en de openbaarheid in orde gebracht. Wij kunnen dit project feestelijk afsluiten! Het digitale archief van Corsa Dijk en Waard staat inmiddels online op onze website. Vragen over dit project? Mail dan naar Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.