“Another year over…”🎶2024 loopt bijna ten einde. Traditiegetrouw blikken de Adviseurs digitale informatie (ADI’s) van het Regionaal Archief Alkmaar terug op het afgelopen jaar, waarin we veel hebben beleefd. Ook kijken we met jullie vooruit naar het komende jaar, dat vast weer genoeg ontwikkelingen met zich meebrengt.

Het e-depot en het E-loket Bouwdossiers

Zoals velen van jullie weten, hebben de hooftaken van de ADI’s betrekking op het adviseren en beheren van gemeentelijke digitale informatie afkomstig van de overheidsorganisaties in ons werkgebied. Zowel het e-depot, als het E-loket Bouwdossiers spelen daarbij een belangrijke rol. In de nieuwjaarsblog van vorig jaar hebben jullie kunnen lezen dat het e-depot langzaamaan steeds meer gevuld werd met zowel gemeentelijke archieven als archieven afkomstig van particulieren. Hieronder lezen jullie meer over de afzonderlijke projecten.

E-loket Bouwdossiers

Het E-loket Bouwdossiers is inmiddels een onmisbare dienstverlening geworden. Bijna alle gemeenten maken gebruik van deze dienstverlening via het Regionaal Archief. Dagelijks vragen inwoners of ambtenaren inzage in bouwdossiers aan. Momenteel loopt de aansluiting van gemeente Alkmaar op het E-loket Bouwdossiers. Gezien de complexiteit van de data duurt dit traject langer dan verwacht, maar we hopen het binnenkort te kunnen afronden. Het vooruitzicht is nu dat het E-loket Bouwdossiers voor de gemeente Alkmaar in het eerste kwartaal van het nieuwe jaar gereed is. Een ander lopend project, de bouwvergunningen van de voormalige gemeente Wieringermeer, nadert ook de afronding. Tenslotte werken wij samen met de BUCH-gemeenten aan het opnemen van de WABO-dossiers van gemeente Bergen in het e-depot. Een primeur, want bouwarchief is niet eerder als digitaal geboren origineel veiliggesteld in ons e-depot.

Videotulen

Inmiddels een beetje het stokpaardje van onze digitale overbrengingen: de videotulen! Deze nemen wij sinds een aantal jaren op in ons e-depot en stellen we beschikbaar via onze de website en de Beeldbank. De videotulen van gemeente Dijk en Waard vanuit applicatie GemeenteOplossingen zijn opgenomen in het e-depot en worden op dit moment toegankelijk gemaakt. Ondertussen zijn we bezig om videotulen op te nemen van gemeente Den Helder. Dit betreft behoorlijk wat jaargangen en is daarom een klus die wat langer zal lopen.

Toegankelijkheid Corsa

We sloten 2023 af met de overbrenging van een archief uit DMS Corsa. Na de succesvolle export vanuit het gemeentelijke zaaksysteem, kwamen er enkele praktische problemen naar boven. Zo bleken MS Office-bestanden niet goed ondersteund te worden in ons collectiebeheersysteem en op de website. Wij zijn op dit moment in gesprek met onze leverancier over een passende oplossing.

De digitale informatie uit Corsa van de gemeente Dijk en Waard is vervroegd overgebracht en wordt daarom nog regelmatig geraadpleegd door de medewerkers. Om het terugvinden en raadplegen van het archief te vergemakkelijken, is er een eigen inlog aan de medewerkers van Dijk en Waard op ons collectiebeheersysteem beschikbaar gesteld. Hierdoor wordt het voor de gemeente makkelijker om de overgebrachte bestanden te raadplegen

Decos Join

De ontwikkelaars van een welbekend zaaksysteem, Decos Join, zijn inmiddels al even bezig met het ontwikkelen van een exportfunctionaliteit waardoor archiefdata (vrijwel) rechtstreeks in het e-depot opgenomen kan worden. Het afronden van deze functionaliteit kost tijd en er zijn een paar hardnekkige problemen die meer tijd kosten dan we vooraf hadden gedacht. Wij verwachten zeer binnenkort de exportfunctionaliteit samen met Decos gereed te hebben.

Woo-Loket

Decos heeft samen met leverancier Vitec Memorix en het RAA een exportfunctionaliteit kunnen maken waarmee Woo-raadpleegkopieën rechtstreeks opgenomen worden in het e-depot en vanuit daar beschikbaar gesteld worden op een WOO-platform. En als we zeggen rechtstreeks, dan bedoelen we ook echt rechtstreeks. Met het implementeren van het Woo-Loket is de eerste echte aansluiting op het e-depot bij het RAA een feit. Dat betekent dat op volledig automatische wijze een opname in het e-depot gedaan kan worden, zonder dat dit handmatige acties van het RAA vereist. Ook de doorsluizing naar het publicatieplatform gebeurt automatisch. Leuk om te noemen is ook dat hiervoor het nieuwe collectiebeheersysteem van het RAA, Memorix Nexus, al ingezet is.

Het RAA heeft het Woo-Loket als nieuwe vorm van dienstverlening opgenomen. Binnenkort zal het Woo-Loket van onze eerste aangesloten gemeenten live gaan. Een indruk van hoe deze oplossing werkt en hoe het eruit ziet vind je bij gemeente Amsterdam: https://open.amsterdam/

Social media

Social media archief onderdeel van decentrale archivering? Jazeker! In 2022 al hebben wij het Social media archief van twee van onze (inmiddels gefuseerde) gemeenten mogen ontvangen. Vanwege de tijdsdruk die een fusie met zich meebrengt, is deze dataset toentertijd ‘as is’ bij ons binnengekomen. Nadat de dataset even op de plank is blijven liggen, heeft collega diana zich hier vanuit haar achtergrond in informatiekunde op gestort. diana heeft bij het RAA het afgelopen jaar als trainee gewerkt en is inmiddels in vaste dienst gekomen. Zij heeft door een slimme aanpassing in de padlagen van (een kopie van) de dataset het archief zo kunnen herstructureren dat het in de originele bestandsformaten in het e-depot kunnen worden opgenomen. Dat heeft voordelen, omdat het hierdoor voor ons veel makkelijk is om de individuele bestanden te beheren én om de openbaarheidsbeperkingen beter in te kunnen regelen.

Onze aanpak en de oplossing van diana zijn niet onopgemerkt gebleven in het werkveld. Tijdens het project is er veel contact geweest met onder andere het Nationaal Archief, welke ons geïnterviewd heeft voor de Handreiking Social Media archivering, die in het nieuwe jaar zal verschijnen. Zelf zijn we ook in de pen geklommen en hebben een artikel voor het Archievenblad geschreven dat in januari verschijnt.

GIS-data

De oplettende lezer zal het zijn opgevallen dat data uit een geografisch informatiesysteem, of ‘GIS-data’ een categorie is waar wij het nog niet eerder over gehad hebben. Als onderdeel van een pilot-project met het Hoogheemraadschap in ons werkgebied hebben we ons dit jaar voor het eerst mogen buigen over het opnemen van dergelijke data in het e-depot. Het ging met uitdagingen gepaard, maar het is een erg leerzaam project geweest dat veel nieuwe inzichten opleverde voor toekomstige opnames van ruimtelijke data in het e-depot. Samen met de dataspecialisten en adviseurs van het Hoogheemraadschap hebben Daniëlle en Annemaartje zich gebogen ver de opname van het archief zelf, in maar liefst twee formaten. Collega diana werkte met de organisatie samen om de data zo goed mogelijk te ontsluiten via de website.

Technische snufjes en een nieuwe collega

Dit jaar stond ook in het teken van het werken aan nieuwe technische functionaliteiten. Zoals al beschreven, hebben we kennis mogen maken met het nieuwe systeem Memorix Nexus in het kader van de Woo, maar wij hopen het systeem snel in te mogen zetten voor onze collecties.

Daarnaast zijn de ADI’s samen met de collectiebeheerders particuliere archieven en beeld gestart met de zoektocht naar een pre-ingesttooling. Deze is hoognodig om de data beter te kunnen valideren voorafgaand aan een e-depotopname, en om gemakkelijker metadatabestanden te kunnen maken voor particuliere collecties.

Tot slot sluiten wij ook dit jaar weer af met een nieuwe collega. Dit keer is dat Bram, die sinds 1 december in dienst is getreden als Conservator digitale informatie. Hij zal zich gaan verdiepen in de preservering van digitale informatie in ons e-depot en de technische ins-and-outs van onze e-depotsoftware. Dit is erg gewenst om beter te kunnen anticiperen op de behoeften die digitale informatie met zich mee brengt en natuurlijk om een goede gesprekspartner te kunnen blijven voor onze gemeentelijke collega's en onze leverancier.

Beleid en MDI

Om de vooruitblik op 2025 compleet te maken, zal aankomend jaar ook in het teken staan van een aantal beleidsdocumenten die geschreven of herzien worden. De belangrijkste zijn een herziening van ons preserveringsbeleid voor digitale informatie en de hercertificering van het Core Trust Seal van het e-depot.

Daarnaast zullen wij onze gemeenten en GR’en weer benaderen met een nieuwe uitvraag in het kader van de Monitor Digitale Informatie. En zoals beloofd, zullen we deze ook zelf weer invullen, want het is ontzettend leuk om te zien hoe de naar het RAA overgebrachte digitale gemeentelijke informatie binnen onze organisatie groeit en beweegt.

Zoals jullie kunnen lezen hebben wij ook dit jaar weer flink gepionierd in de boeiende wereld van de digitale duurzaamheid en is dankzij goede samenwerking met jullie en doorzettingsvermogen van beide kanten weer heel wat moois bereikt!

Blijf ook in 2025 vooral onze ontwikkelingen volgen middels dit kanaal. Wij wensen jullie hele fijne dagen en alvast de beste wensen voor het nieuwe jaar!

Feestelijke groet,

Daniëlle, Diana, Bram en Annemaartje