Toezicht op informatiebeheer

Gemeenten hebben groot belang bij goed en betrouwbaar informatiebeheer. Dit is noodzakelijk om taken effectief uit te kunnen voeren en voor het afleggen van bestuurlijke en politieke verantwoording. In de Archiefwet van 1995 staat omschreven hoe en waarom de overheid zorgvuldig om moet gaan met haar informatie. De archiefinspecteur van het Regionaal Archief Alkmaar houdt daarom toezicht op het gemeentelijk informatiebeheer door het uitvoeren van inspecties. Deze inspectietaak omvat het toezicht op de naleving van archiefwet- en regelgeving bij de gemeenten Alkmaar, Bergen, Castricum, Heerhugowaard, Den Helder, Heiloo, Hollands Kroon, Langedijk, Schagen en Texel (en de gemeenschappelijke regelingen waarin deze gemeenten deelnemen).

Soorten inspecties

Inspectie is een vorm van interne handhaving, waarbij de archiefinspecteur periodiek, volgens een vooraf vastgesteld inspectieplan, controles uitvoert op de kwaliteit van het informatiebeheer. Grofweg hanteert hij twee inspectiemethodieken, namelijk:

KPI monitoring
Jaarlijks wordt aan de hand van de Kritische Prestatie Indicatoren (KPI’s) verslag over archief- en informatiebeheer uitgebracht aan het college van B&W van de gemeenten. Het college legt middels dit verslag bestuurlijke verantwoording af aan de gemeenteraad over de kwaliteit van informatiehuishouding en de mate waarin de gemeente aan archiefwettelijke eisen voldoet.

Inhoudelijke inspectie
Op basis van de uitkomsten van de KPI’s voert de archiefinspecteur inhoudelijke inspecties uit op bepaalde aspecten van het informatiebeheer, zoals de inrichting van de digitale informatievoorziening. De uitkomsten hiervan worden gerapporteerd aan de gemeenten.

Meer informatie?

Wilt u meer weten over het toezicht op het informatiebeheer bij gemeenten? Neem dan contact op met Archiefinspecteur Frans van der Horst. E-mail: Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.. Tel: (072) 85 08 225.