Bezoekersreglement

1. Openingstijden

Het archief is geopend op dinsdag t/m vrijdag van 9.00 - 17.00 uur

2. Jassen, tassen en etenswaren

Het is niet toegestaan jassen, tassen en etenswaren mee te nemen naar de studiezaal. Voor het opbergen van tassen en waardevolle spullen zijn bagagekluisjes beschikbaar.

3. Inschrijving bezoekers

Om uit het archiefdepot aangevraagde materialen in te kunnen zien dient u de eerste keer een bezoekerskaart in te vullen en te ondertekenen. Daarvoor is een geldige legitimatie (paspoort, rijbewijs of identiteitskaart) noodzakelijk. U krijgt dan een archiefpas, die u bij volgende raadplegingen dient te overleggen. Uw registratie is voltooid op het moment dat de bezoekerskaart voor zover mogelijk is ingevuld en ondertekend, u daarmee akkoord bent gegaan met ons bezoekersreglement en u ons toestemming heeft gegeven tot het bewaren van uw persoonsgegevens zolang voor het doel benodigd is. De op de bezoekerskaart ingevulde gegevens worden overgenomen in ons digitale bezoekersregister. Dit register bevat: naam- en adresgegevens, de datum van uw registratie, het nummer van uw bezoekerspas, uw telefoonnummer, uw emailadres.

4. Gebruik van de bezoekersregistratie

De gegevens worden uitsluitend gebruikt voor de volgende doeleinden:

  • om een aanvraag van een archiefstuk aan de juiste gebruiker te koppelen;
  • voor statistische doeleinden (de gegevens worden in dat geval altijd geanonimiseerd)
  • communicatie met de bezoekers;
  • het voorkomen, opsporen en vervolgen van strafbare feiten.

Uw gegevens worden alleen gebruikt voor het doel waarvoor zij zijn verkregen. Voor andere doeleinden wordt expliciet uw toestemming gevraagd.

5. Cameratoezicht

De openbare ruimtes van het Regionaal Archief Alkmaar zijn voorzien van cameratoezicht
Het Regionaal Archief Alkmaar maakt gebruik van cameratoezicht onder de volgende
voorwaarden:

  • de camerabeelden worden verzameld ten behoeve van de beveiliging van het gebouw, goederen en de collectie van het Regionaal Archief Alkmaar;
  • de beelden worden verwijderd uiterlijk vier weken nadat de opnamen zijn gemaakt, dan wel na afhandeling van de geconstateerde incidenten;
  • de beelden zijn technisch en organisatorisch beveiligd.

 

6. Privacybescherming nog levende personen en de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)

Persoonsgegevens
In archivalia kunnen gegevens voorkomen betreffende nog levende personen. Wanneer u als bezoeker archiefstukken wenst te raadplegen die persoonsgegevens bevatten die vallen onder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) verklaart u met het ondertekenen van de bezoekerskaart dat u de bepalingen van de AVG zult naleven en dat uw onderzoek alleen een historisch (ook het beoefenen van genealogie valt hieronder), wetenschappelijk of statistisch doel heeft. U mag persoonsgegevens van nog levende personen alleen publiceren voor deze doeleinden en onder de voorwaarde dat openbaarmaking van de gegevens van nog levende personen geschiedt op een zodanige wijze dat de persoonlijke levenssfeer van deze personen niet onevenredig wordt geschaad.

Bijzondere persoonsgegevens
Raadpleging van bijzondere persoonsgegevens* en persoonsgegevens betreffende strafrechterlijke veroordelingen en strafbare feiten of daarmee verband houdende veiligheidsmaatregelen is alleen mogelijk als u kunt aantonen:

  • dat de persoon wiens bijzondere persoonsgegevens u wilt raadplegen is overleden, of
  • dat u de uitdrukkelijke toestemming heeft van de persoon wiens bijzondere persoonsgegevens u wilt raadplegen, of
  • dat de persoon wiens bijzondere persoonsgegevens u wilt raadplegen de gegevens zelf openbaar heeft gemaakt, of
  • de raadpleging noodzakelijk is als juridisch bewijsstuk ter vaststelling, uitoefening of verdedigen van een recht, of
  • de raadpleging noodzakelijk is ter voldoening aan volkenrechtelijke verplichting, of
  • dat raadpleging noodzakelijk is met het oog op zwaarwegend algemeen belang, waarbij passende waarborgen worden geboden ter bescherming van de persoonlijke levenssfeer en die bij wet wordt bepaald of waarvoor de Autoriteit Persoonsgegevens ontheffing heeft verleend, of
  • dat gegevens worden verwerkt door de Autoriteit Persoonsgegevens of de Ombudsman en noodzakelijk algemeen belang, ter uitvoering van hun wettelijke taken en bij die uitvoering is voorzien in zodanige waarborgen, dat de persoonlijke levenssfeer van de betrokkene niet onevenredig wordt geschaad, of
  • de raadpleging plaatsvindt ten behoeve van wetenschappelijk onderzoek of statistiek;
  • Voor publicatie van bijzondere persoonsgegevens en persoonsgegevens betreffende strafrechterlijke veroordelingen en strafbare feiten of daarmee verband houdende veiligheidsmaatregelen gelden voor de verwerker dezelfde voorwaarden als hierboven genoemd ten aanzien van de raadpleging.


* Dit zijn gegevens waaruit ras of etnische afkomst, politieke opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen, lidmaatschap van een vakbond blijken, en genetisch gegevens, biometrische gegevens met het oog op de unieke identificatie van een persoon, gegevens over gezondheid, gegevens met betrekking tot iemands seksueel gedrag of seksuele gerichtheid.

7. Algemene gedragsregels studiezaal

De studiezaal is een stiltezone. Bezoekers worden verzocht zo stil mogelijk te werken. In de studiezaal mag niet gegeten en gedronken worden, met uitzondering van de leeskamer. Mobiele telefoons dienen op 'stil' te staan. Er mogen geen aantekeningen gemaakt worden op het materiaal dat zich in de studiezaal bevindt of dat voor u uit het depot wordt gehaald. U dient een potlood te gebruiken als u met originelen werkt. U dient de stukken voorzichtig te behandelen. Dat wil bijvoorbeeld zeggen: niet vouwen, niet in een andere volgorde leggen. Voor zware ingebonden delen zijn in de studiezaal steunkussentjes aanwezig. Laptops mogen in de studiezaal gebruikt worden, evenals fotocamera’s. Een statief is aanwezig en kan gratis gebruikt worden. Scanners mogen niet gebruikt worden voor het maken van afbeeldingen van originele stukken.

8. Raadplegen stukken

Het raadplegen van de archieven en collecties is kosteloos. Het onderzoek moet u zelf doen. Voor informatie kunt u terecht bij de studiezaalmedewerkers (achter de balie).
In de studiezaal kunt u behalve kopieën, ook originele stukken raadplegen. Bijvoorbeeld stukken uit een archief, boeken uit de bibliotheek of prenten en foto’s uit de Atlas. Het opvragen gebeurt via de aanvraagmodule archieven of per mail. Bij de balie en de raadpleegcomputers vindt u nadere richtlijnen. U kunt per dag in principe niet meer dan 20 stukken aanvragen. De uit het depot aangevraagde materialen kunt u alleen in de studiezaal inzien. Wel worden onder voorwaarden boeken uitgeleend (zie punt 10).

9. Raadpleging Internet

Op de studiezaal staan computers opgesteld waarmee u onze en andere websites kunt raadplegen. Verder zijn alle tafels voorzien van internet-netwerkkabels die bezoekers zelf mogen aansluiten op hun meegebrachte laptop. Wij vragen u de computers niet te lang bezet te houden.

10. Uitlening bibliotheek

Werken uit de bibliotheek kunnen uitgeleend worden, voorzover jonger dan 50 jaar. Genealogische werken, tijdschriften en naslagwerken worden niet uitgeleend. De uitleentermijn is drie weken. Via het interbibliothecair leenverkeer kunnen boeken, tijdschriften en kopieën elders worden aangevraagd als bepaalde uitgaven niet aanwezig zijn. De kosten hiervan worden doorberekend.

11. Wat niet geraadpleegd kan worden

Niet alles is zonder meer raadpleegbaar. Sommige stukken zijn in te slechte staat om geraadpleegd te kunnen worden. Andere stukken zijn nog niet openbaar. Meestal worden de raadpleegbeperkingen vermeld in de archiefinventarissen. Bij niet openbare bestanden kunt u bij de studiezaalmedewerkers inlichtingen krijgen over de aard van de openbaarheidsbeperking en de eventuele mogelijkheden om toch inzage in de stukken te krijgen.

12. Reproduceren van archiefstukken

Bezoekers kunnen zelf kopieën maken van boeken, tijdschriften en gekopieerde bronnen (inclusief microfiches) die op de studiezaal staan opgesteld, met bijbehorende indexen. Uit het depot aangevraagde materialen worden voor u gekopieerd door de medewerkers studiezaal. Geen kopieën worden gemaakt uit: delen, stukken in slechte staat, charters. Hetzelfde geldt voor bibliotheekwerken die in slechte staat zijn of kwetsbare banden bezitten en in leggers gebonden kranten. De vervaardigde kopieën rekent u af bij de balie. Na 16.45 uur wordt niet meer gekopieerd.

13. Verdere dienstverlening

Zie voor de verdere dienstverlening onze tarievenlijst, in te zien op de website of te verkrijgen bij de balie. Onderdelen ervan zijn het verstrekken van afschriften en/of uittreksels, het leveren van afdrukken van digitale bestanden en afbeeldingen, het vervaardigen van foto’s en van scans, uitleningen ten behoeve van tentoonstellingen. Tenslotte kan op verzoek door medewerkers van het archief voor u onderzoek worden verricht of adviezen worden gegeven.

14. Bedrijfsrestaurant

Voor de bezoekers is het bedrijfsrestaurant beschikbaar. U kunt er koffie en thee krijgen en tussen 11.00 en 14.30 uur is er ook de mogelijkheid er uitgebreid te lunchen. Soep en dergelijke is dan verkrijgbaar. Het bedrijfsrestaurant sluit tussen 15.30 en 16.00 uur. De dranken mag u niet meenemen naar de studiezaal!

15. Klachtenprocedure

Het Regionaal Archief beschikt over een klachtenprocedure. Inlichtingen hierover worden verstrekt door de studiezaalmedewerkers. Een klachtenformulier is verkrijgbaar bij de balie en is hier te downloaden (pdf). Voor de afhandeling van uw klacht hebben wij een procedure (pdf).

16. Overige bepalingen

Het Regionaal Archief aanvaardt geen aansprakelijkheid voor diefstal en/of zoekraken van uw persoonlijke eigendommen.

 

In alle gevallen waarin dit reglement niet voorziet, beslist het management van het Regionaal Archief Alkmaar.

24 mei 2018

test