Aanleiding

In de zomer van 2019 heeft het Regionaal Archief Alkmaar (RAA) een e-depotvoorziening in gebruikt genomen. Samen met de ingebruikname werd er bij de overheidsinstellingen die onderdeel zijn van de gemeenschappelijke regeling een gespreksronde ingepland. Het doel was om te bepalen welke informatie deze organisaties als eerste in het e-depot zouden plaatsen. Sinds 2019 worden de gespreksrondes periodiek uitgevoerd, omdat ze een waardevolle manier zijn om van elkaars activiteiten op de hoogte te blijven.

Gespreksronde 2023

De gespreksronde vond dit jaar plaats in september en oktober. De volgende ontwikkelingen zijn zichtbaar binnen de organisaties:

• Bij verschillende organisaties binnen het werkgebied van het RAA worden nieuwe zaaksystemen uitgerold. Hoewel het gebruikersgemak vaak goed is ondervangen, missen er soms wat beheerfunctionaliteiten. Zo is de mogelijkheid tot vernietigen en overbrengen niet altijd goed ontwikkeld of geheel afwezig;
• Alle organisaties hebben meerdere projecten lopen en merken dat er veel werk aan de winkel is. Dit leidt tot extra werkdruk op de werkvloer. Ook al is er meer ruimte om nieuwe collega’s te werven, de krapte op de arbeidsmarkt maakt het er niet makkelijker op. Gelukkig zien we dat bij sommige organisaties het wel is gelukt om de teams zo goed als op volle sterkte te brengen;
• De overstap naar Teams en Sharepoint, evenals het in gebruik nemen van Office365 speelt nagenoeg bij alle organisaties. De een is iets verder dan de ander, maar in zijn algemeenheid worden deze programma’s bij elke organisatie uitgerold. Dit is een grote verandering en brengt extra werk met zich mee, ook met de voorbereidingen op overbrenging naar het e-depot van de archiefbewaarplaats.

Tijdens de gesprekken over de stand van zaken en de komende ontwikkelingen bij de aangesloten gemeenten en gemeenschappelijke regelingen, werd er ook aandacht geschonken aan de ontwikkelingen binnen het RAA. Die zijn ook vaak van invloed op de lopende projecten, zoals bijvoorbeeld:

• Het project 'Opnemen videotulen in het e-depot' heeft wat vertraging opgelopen omdat er bij het ingesten van de tweede batch videotulen van Den Helder fouten aan het licht kwamen. Inmiddels heeft het RAA nieuwe afspraken kunnen maken met GemeenteOplossingen, maar het is afwachten wanneer er de mogelijkheid is om met het herstellen aan de slag te gaan
• Het project 'Uitfasering Corsa' bij de gemeente Dijk en Waard is een groot project waarbij voor het eerst de gehele te bewaren inhoud van een DMS richting het e-depot gaat. De laatste kinken worden nu uit de kabel gehaald, maar einde Q1 van 2024 zal dit project worden afgerond;
• Het project 'Overbrenging zaken uit Decos met Hollands Kroon' loopt ook voorspoedig. Er is goed contact met de ontwikkelaar en de foutmeldingen die erin zitten worden steeds concreter. Zo komt een geslaagde overbrenging steeds dichterbij;
• Naast het e-depot zijn er ook ontwikkelingen met betrekking tot het E-loket Bouwdossiers. Er zijn nieuwe functionaliteiten toegevoegd en er komen nieuwe opnames aan van de gemeente Alkmaar en van de gemeente Hollands Kroon.