Beperkte openbaarheid

Waarom beperkingen van de openbaarheid?

Overheidsarchieven vallen onder de Archiefwet. Artikel 15 van de Archiefwet schrijft voor, dat wanneer een overheidsinstantie haar archief overbrengt naar een archiefbewaarplaats, er drie redenen kunnen zijn om de openbaarheid van archiefbestanddelen in dat archief te beperken: de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van individuele personen, het belang van de Staat of de onterechte bevoordeling of benadeling van personen of instanties. Vooral de eerste reden speelt vaak. Belangrijk is dat altijd aangegeven wordt hoelang de beperking op de openbaarheid duurt. Immers, de overheid mag de openbaarheid van een archiefstuk niet langer beperken dan 75 jaar. Ook bij particuliere archieven kunnen bij de schenking of in bewaargeving ervan afspraken zijn gemaakt om de openbaarheid van bepaalde archivalia gedurende een bepaalde tijd te beperken.

Er is nog een andere wet die ook gevolgen kan hebben voor de openbaarheid. Dat is de Wet Bescherming Persoonsgegegevens (WBP). Deze wet is bedoeld om de privacy van nog levende personen te beschermen. In de wet wordt onderscheid gemaakt tussen algemene persoonsgegevens, zoals een naam of een huisadres en zogenaamde ‘bijzondere’ persoonsgegevens. Bedoeld worden gegevens over godsdienst, levensovertuiging, ras, politieke gezindheid, gezondheid, seksuele leven en lidmaatschap van een vakvereniging. Ook strafrechtelijke persoonsgegevens zijn ‘bijzondere’ gegevens. Voor al deze ‘bijzondere’ persoonsgegevens gelden strengere regels voor het gebruik ervan.

Wat houdt een openbaarheidsbeperking in?

Bij iedere beperking van de openbaarheid wordt aangegeven hoelang die beperking duurt. Het kan voorkomen dat één archiefbestanddeel bestaat uit deels openbaar/deels beperkt openbare archiefstukken. Toch is in dat geval het gehele archiefbestanddeel in de aanvraagmodule geblokkeerd. Het spreekt echter voor zich dat u toegang kunt krijgen tot het openbare gedeelte. Een verzoek kunt u indienen via Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken. of inleveren bij de medewerkers van de studiezaal. U hoeft geen redenen van onderzoek aan te geven. De stukken zijn immers openbaar.

Hoe krijgt u toch inzage in een niet-openbaar (overheids)archief?

Voor historisch/genealogisch onderzoek, mits goed gemotiveerd, is het vaak mogelijk om ontheffing te krijgen van de beperkingen van de openbaarheid. Voor bestanden waarin ook bijzondere persoonsgegevens voorkomen is dat vaak lastiger. Uw verzoek kunt u via Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken. indienen, of u kunt in de studiezaal de nodige formulieren invullen. Dit formulier a  (Word) kunt u gebruiken om verzoek te inzage aan te vragen. Als een instantie buiten het Regionaal Archief Alkmaar toestemming moet verlenen (dat is vaak het geval bij de archieven van kerkgenootschappen), dan kunt u het dit formulier b (Word) gebruiken.

Uw verzoek wordt in behandeling genomen door de directie van het Regionaal Archief Alkmaar. U krijgt zo spoedig mogelijk uitsluitsel (in de praktijk binnen 1-5 dagen, schriftelijk of per mail). In geval het stukken betreft die in feite openbaar zijn, maar door de wijze van berging gevoegd zijn bij niet-openbare archiefbestanddelen, zult u de openbare stukken natuurlijk kunnen inzien. Ook in dat geval kunt u een mail sturen naar Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken. of contact opnemen met de coördinator dienstverlening van het Archief.

Wie is verantwoordelijk voor het gebruik van gegevens uit beperkt openbare archieven?

Het Regionaal Archief Alkmaar is ervoor verantwoordelijk dat beperkt openbare archieven volgens de wettelijke regels en de afgesproken voorwaarden ter inzage worden gegeven. Wie inzage heeft gekregen, is zelf verantwoordelijk voor de wijze waarop hij met deze gegevens omgaat. Onderzoekers hebben de wettelijke plicht de persoonlijke levenssfeer van nog levende personen niet te schaden.

Kopiëren uit in openbaarheid beperkte archieven

In openbaarheid beperkte stukken mogen niet worden gefotografeerd, gefotokopieerd of gescand worden. Bij in openbaarheid bepekrte particuliere archieven kan op dit punt ontheffing worden verleend door de archiefvormer of diens rechtsopvolger.  

 

Contactgegevens

Regionaal Archief Alkmaar
Bergerweg 1, 1815 AC Alkmaar;
072 - 850 82 00 (algemeen nummer), 072 - 850 82 05 (coördinator dienstverlening)
Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.