Beperkte openbaarheid

Waarom beperkingen van de openbaarheid?

Overheidsarchieven vallen onder de Archiefwet. Artikel 15 van de Archiefwet schrijft voor, dat wanneer een overheidsinstantie haar archief overbrengt naar een archiefbewaarplaats, er drie redenen kunnen zijn om de openbaarheid van archiefbestanddelen in dat archief te beperken: de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van individuele personen, het belang van de Staat of de onterechte bevoordeling of benadeling van personen of instanties. Vooral de eerste reden speelt vaak. Belangrijk is dat altijd aangegeven wordt hoelang de beperking op de openbaarheid duurt. Immers, de overheid mag de openbaarheid van een archiefstuk niet langer beperken dan 75 jaar. Ook bij particuliere archieven kunnen bij de schenking of in bewaargeving ervan afspraken zijn gemaakt om de openbaarheid van bepaalde archivalia gedurende een bepaalde tijd te beperken.

Er is nog een andere wet die ook gevolgen kan hebben voor de openbaarheid. Dat is de Wet Bescherming Persoonsgegegevens (WBP). Deze wet is bedoeld om de privacy van nog levende personen te beschermen. In de wet wordt onderscheid gemaakt tussen algemene persoonsgegevens, zoals een naam of een huisadres en zogenaamde ‘bijzondere’ persoonsgegevens. Bedoeld worden gegevens over godsdienst, levensovertuiging, ras, politieke gezindheid, gezondheid, seksuele leven en lidmaatschap van een vakvereniging. Ook strafrechtelijke persoonsgegevens zijn ‘bijzondere’ gegevens. Voor al deze ‘bijzondere’ persoonsgegevens gelden strengere regels voor het gebruik ervan.

Wat houdt een openbaarheidsbeperking in?

Bij iedere beperking van de openbaarheid wordt aangegeven hoelang die beperking duurt. Het kan voorkomen dat één archiefbestanddeel bestaat uit deels openbaar/deels beperkt openbare archiefstukken. Toch is in dat geval het gehele archiefbestanddeel in de aanvraagmodule geblokkeerd. Het spreekt echter voor zich dat u toegang kunt krijgen tot het openbare gedeelte, maar niet altijd op dezelfde dag. Een verzoek kunt u indienen via Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken. of inleveren bij de medewerkers van de studiezaal. U hoeft geen redenen van onderzoek aan te geven. De stukken zijn immers openbaar.

Hoe krijgt u toch inzage in een niet-openbaar (overheids)archief?

Afhankelijk van de soort van beperking die van kracht is t.a.v. het archief, gelden de volgende procedures:

A. Voor archieven of dossiers waarin zogenaamde ‘bijzondere’ persoonsgegevens van nog levende personen voorkomen, geldt het volgende. Als u dergelijke stukken wilt inzien, moet u in ieder geval kunnen motiveren of aantonen dat:

  1. degene waarvan u de bijzondere persoonsgegevens wilt raadplegen, is overleden (bijv. rouwkaart, advertentie, kopie uittreksel burgerlijke stand). Is de persoon in kwestie 100 jaar of langer geleden geboren, dan hoeft geen bewijs van overlijden overlegd te worden; of
  2. men de uitdrukkelijke toestemming van de betrokkene heeft, of
    raadpleging noodzakelijk is als juridisch bewijsstuk, of
  3. raadpleging noodzakelijk is ter voldoening aan een volkenrechtelijk verplichting, of
  4. de gegevens van doorslaggevend belang zijn voor de voortgang van uw onderzoek. 

Wanneer een historisch of genealogisch onderzoeker inzage vraagt in documenten of dossiers waarin ook bijzondere persoonsgegevens voorkomen, dan moeten de onderzoeker ook:

  1. aantonen dat het onderzoek een algemeen belang dient, of
  2. aantonen dat de verwerking van persoonsgegevens voor het onderzoek of de statistiek noodzakelijk is, of
  3. berichten van overlijden of een toestemming te overhandigen (Alleen wanneer de onderzoeker kan aantonen dat het vragen van toestemming niet mogelijk blijkt of onevenredige inspanning kost, vervalt deze eis), of:
  4. aantonen dat in zodanige waarborgen is voorzien dat de persoonlijke levenssfeer van de betrokkene niet wordt geschaad.

B. Overige beperkingen. Indien u een particulier archief (bedoeld is: geen overheidsarchief) wilt raadplegen, waarin zich documenten bevinden waarop een beperking van de openbaarheid rust (en er is geen sprake van beperkingen in het kader van de WBP) dan krijgt u inzage wanneer u voldoet aan de voorwaarden voor inzage van dat archief. Dat kan bijvoorbeeld de toestemming zijn van de instelling die het archief gevormd heeft, of toestemming van degenen aan wie het besluit daarover gedelegeerd is (de directeur van het Regionaal Archief Alkmaar). Soms is ook het tekenen van een onderzoeksverklaring voldoende.

Natuurlijk kan het voorkomen dat archiefbestanddelen ten onrechte zijn geblokkeerd. Anderzijds kan het ook voorkomen dat archiefstukken zonder openbaarheidsbeperking, bij nader inzien alsnog in openbaarheid worden beperkt. Niet alle dossiers/documenten zijn al op dossierniveau gecontroleerd. In voorkomende gevallen zullen archiefbestanddelen dan alsnog worden ge(de)blokkeerd.

Hoe toestemming aanvragen?

Het kan zijn dat u een archiefstuk wilt aanvragen en blijkt dat u dit archiefstuk niet kunt reserveren via de reguliere aanvraagprocedure omdat het reserveringsblokje wegens de openbaarheidsbeperking niet verschijnt. U kunt u dispensatie (toestemming) aanvragen. Uw verzoek kunt u via Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken. indienen, of u kunt in de studiezaal de nodige formulieren invullen. Dit formulier (Word) kunt u gebruiken om verzoek te inzage aan te vragen. Als een instantie buiten het Regionaal Archief Alkmaar toestemming moet verlenen (dat is vaak het geval bij de archieven van kerkgenootschappen), dan kunt u het dit formulier (Word) gebruiken.

Uw verzoek wordt in behandeling genomen door de directie van het Regionaal Archief Alkmaar. U krijgt zo spoedig mogelijk uitsluitsel (in de praktijk binnen 1-5 dagen, schriftelijk of per mail). In geval het stukken betreft die in feite openbaar zijn, maar door de wijze van berging gevoegd zijn bij niet-openbare archiefbestanddelen, zult u de openbare stukken natuurlijk kunnen inzien, alleen niet altijd op dezelfde dag. Ook in dat geval kunt u een mail sturen naar Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken. of contact opnemen met de coördinator dienstverlening van het Archief.

Wie is verantwoordelijk voor het gebruik van gegevens uit beperkt openbare archieven?

Het Regionaal Archief Alkmaar is ervoor verantwoordelijk dat beperkt openbare archieven volgens de wettelijke regels en de afgesproken voorwaarden ter inzage worden gegeven. Wie inzage heeft gekregen, is zelf verantwoordelijk voor de wijze waarop hij met deze gegevens omgaat. Onderzoekers hebben de wettelijke plicht de persoonlijke levenssfeer van nog levende personen niet te schaden.

Contactgegevens

Regionaal Archief Alkmaar
Bergerweg 1, 1815 AC Alkmaar;
072 - 850 82 00 (algemeen nummer), 072 - 850 82 05 (coördinator dienstverlening)
Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.