Waarom beperkingen van de openbaarheid?

Overheidsarchieven vallen onder de Archiefwet. Artikel 15 van de Archiefwet 1995 schrijft voor, dat wanneer een overheidsinstantie haar archief overbrengt naar een archiefbewaarplaats, er drie redenen kunnen zijn om de openbaarheid van archiefbestanddelen in dat archief te beperken: de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van individuele personen, het belang van de Staat of zijn bondgenoten, of de onterechte bevoordeling of benadeling van personen of instanties. Belangrijk is dat altijd aangegeven wordt hoelang de beperking op de openbaarheid duurt. Immers, de overheid mag de openbaarheid van overheidsarchieven niet langer beperken dan 75 jaar. Ook bij particuliere archieven kunnen bij de schenking of in bewaargeving ervan afspraken zijn gemaakt om de openbaarheid van bepaalde archivalia gedurende een bepaalde tijd te beperken.

Er is nog een andere wet die ook gevolgen kan hebben voor de openbaarheid. Dat is de Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP). Deze wet is bedoeld om de privacy van nog levende personen te beschermen. In de wet wordt onderscheid gemaakt tussen algemene persoonsgegevens, zoals een naam of een huisadres en zogenaamde ‘bijzondere’ persoonsgegevens. Bedoeld worden gegevens over godsdienst, levensovertuiging, ras, politieke gezindheid, gezondheid, seksuele leven en lidmaatschap van een vakvereniging. Ook strafrechtelijke persoonsgegevens zijn ‘bijzondere’ gegevens. Voor al deze ‘bijzondere’ persoonsgegevens gelden strengere regels voor het verwerken ervan.

Wat houdt een openbaarheidsbeperking in?

Bij iedere beperking van de openbaarheid wordt aangegeven hoelang die beperking duurt. Het kan voorkomen dat één archiefbestanddeel bestaat uit deels openbaar/deels beperkt openbare archiefstukken. Toch is in dat geval het gehele archiefbestanddeel in de aanvraagmodule geblokkeerd. In de meeste gevallen kunt u dan wel toegang krijgen tot het openbare gedeelte. Neem hiervoor contact op met de studiezaal via chat, telefoon of Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken..

Hoe krijgt u toch inzage in een niet-openbaar (overheids)archief?

Voor historisch/genealogisch onderzoek, mits goed gemotiveerd, is het vaak mogelijk om ontheffing te krijgen van de beperkingen van de openbaarheid. Voor bestanden waarin ook bijzondere persoonsgegevens voorkomen is dat vaak lastiger.

U kunt voorafgaand aan uw bezoek een verzoek indienen tot het inzien van in openbaarheid beperkte stukken. Vul hiervoor het A-gedeelte van het formulier 'Inzageverzoek beperkte openbaarheid' (pdf) zo uitgebreid mogelijk in en stuur het naar Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.. Uw verzoek wordt in behandeling genomen door de directie van het Regionaal Archief Alkmaar. U krijgt zo spoedig mogelijk reactie, de maximale termijn is 2 werkdagen. Indien er toestemming is gegeven zal er met u een afspraak worden gemaakt voor inzage en wordt bij uw komst het formulier verder ondertekend. Ook na het verkrijgen van toestemming tot inzage blijft de AVG van kracht voor eventuele verdere verwerking van de gegevens, hiervoor bent u zelf verantwoordelijk.

In sommige gevallen kunt u om aanvullende documentatie worden gevraagd. Indien u stukken over een nog levende persoon wilt inzien, kan het bijvoorbeeld zijn dat u schriftelijke toestemming en een (veilige) kopie van diens identificatie moet aanleveren. Indien iemand overleden is, is het van belang een bewijs van overlijden (een overlijdensadvertentie, foto van een graf of overlijdensakte) aan te leveren. Als u stukken wilt inzien in verband met (wetenschappelijk) onderzoek, kunt u gevraagd worden om een onderzoeksopzet in te sturen. Bijzondere persoonsgegevens van nog levende personen mogen nooit verder verwerkt worden, behalve voor wetenschappelijk onderzoek of voor statistische doeleinden – de resultaten moeten dan geanonimiseerd worden weergegeven.

Het is ook mogelijk ter plekke in de studiezaal de nodige formulieren in te vullen. Houdt er echter rekening mee dat niet altijd op dezelfde dag over uw verzoek kan worden beschikt. Dit is zeker het geval met openbaarheidsbeperkingen in particuliere archieven (bijvoorbeeld kerkgenootschappen of familiearchieven) waarover een instantie buiten het Regionaal Archief Alkmaar nog zeggenschap heeft. In die gevallen zal het bestuur van de instantie toestemming moet verlenen: de directie van het Archief zal contact met hen opnemen en het inzageverzoek voorleggen.

Als u geen toestemming krijgt voor het inzien van in openbaarheid beperkte archieven, zal de reden hiervoor mondeling of schriftelijk worden toegelicht - u kunt altijd om schriftelijke toelichting vragen. Als u tegen het besluit in beroep wilt gaan, kan dit via de algemene klachtenregeling van het Regionaal Archief. 

Wie is verantwoordelijk voor het gebruik van gegevens uit beperkt openbare archieven?

Het Regionaal Archief Alkmaar is ervoor verantwoordelijk dat beperkt openbare archieven volgens de wettelijke regels en de afgesproken voorwaarden ter inzage worden gegeven. Wie inzage heeft gekregen, is zelf verantwoordelijk voor de wijze waarop hij met deze gegevens omgaat. Onderzoekers hebben de wettelijke plicht de persoonlijke levenssfeer van nog levende personen niet te schaden.

Reproducties uit in openbaarheid beperkte archieven

In openbaarheid beperkte stukken mogen in principe niet worden gefotografeerd, gefotokopieerd of gescand worden. De rechter heeft in het verleden bepaald dat door het verstrekken van reproducties de openbaarheidsbeperkingen ten onrechte worden opgeheven.

Bij in openbaarheid beperkte particuliere archieven kan op dit punt ontheffing worden verleend door de archiefvormer of diens rechtsopvolger via het formulier ‘Inzageverzoek beperkte openbaarheid’.

Voor overheidsarchieven zijn er vier uitzonderingsgronden waardoor het soms toch mogelijk kan zijn om reproducties te (laten) maken:

1. Juridische reden: documenten met een openbaarheidsbeperking die gebruikt kunnen worden als juridisch bewijsstuk. Als u op deze grond reproducties van in openbaarheid beperkte archiefstukken wilt (laten) maken, dient u aan te tonen dat de reproducties noodzakelijk zijn voor de zaak.
2. Illustratiemateriaal: werkt u aan een (gedrukte) publicatie over beperkt openbaar materiaal uit bijvoorbeeld oorlogsarchieven en wilt u een afbeelding daarvan als illustratie gebruiken? In sommige gevallen is dat mogelijk. Voorwaarde is dat het af te beelden materiaal een belangrijke functie heeft voor het verhaal. Hiervoor kunt u een schriftelijk verzoek indienen (per e-mail naar Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken. of brief aan het Regionaal Archief Alkmaar).
3. Schenker: indien u de schenker bent van een archief, mag u zelf reproducties maken van dat betreffende archief. Bewijs van schenking, middels de schenkingsakte (of een getekende verklaring) is hierbij nodig.
4. Persoonlijke documenten: via de Hardheidsclausule kunt u in sommige gevallen reproducties (laten) maken. Het gaat dan om documenten die van grote persoonlijke of emotionele waarde zijn, zoals een foto van een overleden familielid of een handgeschreven brief. Officiële overheidsdocumenten zoals een proces-verbaal vallen hierbuiten. Als de Hardheidsclausule wordt toegekend, zijn de kopieën alleen voor eigen gebruik en mogen ze niet verder worden verspreid dan de huiselijke kring. U kunt schriftelijk een beroep doen op de Hardheidsclausule via de Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken. of een brief gericht aan het Regionaal Archief Alkmaar.

Contactgegevens

Regionaal Archief Alkmaar
Bergerweg 1, 1815 AC Alkmaar 
(072) 850 82 00 (algemeen nummer), (072) 850 82 05 (coördinator dienstverlening)
Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.