Beperkte openbaarheid

Waarom beperkingen van de openbaarheid?

Overheidsarchieven vallen onder de Archiefwet. Artikel 15 van de Archiefwet schrijft voor, dat wanneer een overheidsinstantie haar archief overbrengt naar een archiefbewaarplaats, er drie redenen kunnen zijn om de openbaarheid van archiefbestanddelen in dat archief te beperken: de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van individuele personen, het belang van de Staat of de onterechte bevoordeling of benadeling van personen of instanties. Vooral de eerste reden speelt vaak. Belangrijk is dat altijd aangegeven wordt hoelang de beperking op de openbaarheid duurt. Immers, de overheid mag de openbaarheid van een archiefstuk niet langer beperken dan 75 jaar. Ook bij particuliere archieven kunnen bij de schenking of in bewaargeving ervan afspraken zijn gemaakt om de openbaarheid van bepaalde archivalia gedurende een bepaalde tijd te beperken.

Er is nog een andere wet die ook gevolgen kan hebben voor de openbaarheid. Dat is de Wet Bescherming Persoonsgegegevens (WBP). Deze wet is bedoeld om de privacy van nog levende personen te beschermen. In de wet wordt onderscheid gemaakt tussen algemene persoonsgegevens, zoals een naam of een huisadres en zogenaamde ‘bijzondere’ persoonsgegevens. Bedoeld worden gegevens over godsdienst, levensovertuiging, ras, politieke gezindheid, gezondheid, seksuele leven en lidmaatschap van een vakvereniging. Ook strafrechtelijke persoonsgegevens zijn ‘bijzondere’ gegevens. Voor al deze ‘bijzondere’ persoonsgegevens gelden strengere regels voor het gebruik ervan.

Wat houdt een openbaarheidsbeperking in?

Bij iedere beperking van de openbaarheid wordt aangegeven hoelang die beperking duurt. Het kan voorkomen dat één archiefbestanddeel bestaat uit deels openbaar/deels beperkt openbare archiefstukken. Toch is in dat geval het gehele archiefbestanddeel in de aanvraagmodule geblokkeerd. Het spreekt echter voor zich dat u toegang kunt krijgen tot het openbare gedeelte. Neem hiervoor contact op met de studiezaal via chat, telefoon of Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken..

Hoe krijgt u toch inzage in een niet-openbaar (overheids)archief?

Voor historisch/genealogisch onderzoek, mits goed gemotiveerd, is het vaak mogelijk om ontheffing te krijgen van de beperkingen van de openbaarheid. Voor bestanden waarin ook bijzondere persoonsgegevens voorkomen is dat vaak lastiger.

U kunt voorafgaand aan uw bezoek een verzoek indienen tot het inzien van in openbaarheid beperkte stukken. Vul hiervoor Onderzoeksverklaring Formulier A (pdf) digitaal zo uitgebreid mogelijk in (ondertekenen is nog niet nodig) en stuur het naar Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.. Uw verzoek wordt in behandeling genomen door de directie van het Regionaal Archief Alkmaar. U krijgt zo spoedig mogelijk uitsluitsel (in de praktijk binnen 1-5 dagen, schriftelijk of per mail). Nadat er toestemming is gegeven zal er met u een afspraak worden gemaakt voor inzage en wordt bij uw komst het formulier verder ondertekend.

Het is ook mogelijk ter plekke in de studiezaal de nodige formulieren in te vullen. Houdt er echter rekening mee dat niet altijd op dezelfde dag over uw verzoek kan worden beschikt. Dit is zeker het geval met openbaarheidsbeperkingen in particuliere archieven (bijvoorbeeld kerkgenootschappen) waarover een instantie buiten het Regionaal Archief Alkmaar nog zeggenschap heeft. In die gevallen zal het bestuur van de instantie toestemming moet verlenen. Met behulp van formulier b (Word) kunt u voorafgaand aan uw bezoek toestemming aan deze instantie vragen.

Wie is verantwoordelijk voor het gebruik van gegevens uit beperkt openbare archieven?

Het Regionaal Archief Alkmaar is ervoor verantwoordelijk dat beperkt openbare archieven volgens de wettelijke regels en de afgesproken voorwaarden ter inzage worden gegeven. Wie inzage heeft gekregen, is zelf verantwoordelijk voor de wijze waarop hij met deze gegevens omgaat. Onderzoekers hebben de wettelijke plicht de persoonlijke levenssfeer van nog levende personen niet te schaden.

Kopiëren uit in openbaarheid beperkte archieven

In openbaarheid beperkte stukken mogen niet worden gefotografeerd, gefotokopieerd of gescand worden. Bij in openbaarheid bepekrte particuliere archieven kan op dit punt ontheffing worden verleend door de archiefvormer of diens rechtsopvolger.  

Contactgegevens
Regionaal Archief Alkmaar
Bergerweg 1, 1815 AC Alkmaar; 
072 - 850 82 00 (algemeen nummer), 072 - 850 82 05 (coördinator dienstverlening)

Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.